Der globalisierte Handel, in dem es keine „offiziellen Geschäftszeiten“ gibt, erwartet immer schnellere Reaktionszeiten. Mit modernen Technologien wird dies möglich und Unternehmen, die sich diesem Wettbewerb nicht stellen, laufen Gefahr, von der Konkurrenz einfach überrannt zu werden. Aber auch intern erfordern immer kürzer werdende Innovations- und Time-to-Market-Zyklen stets tagesaktuell aufgearbeitete und aussagekräftige Informationen und Kennzahlen. Um in dem harten internationalen Wettbewerb zu reüssieren, müssen bestehende Geschäftsprozesse und Organisationsformen auf den Prüfstand gestellt und effizient gestaltet werden. Gerade für Unternehmen mit einer Vielzahl von nationalen und internationalen Niederlassungen spielen in diesem Zusammenhang die Themen Konsolidierung und Standardisierung eine entscheidende Rolle. Durch einheitliche Prozess- und Organisationsstrukturen ergeben sich erhebliche Effizienzpotenziale. Aber auch für das Image eines Unternehmens sind eine identische Kundenansprache und die standardisierte Bearbeitung von Aufträgen über alle Niederlassungen hinweg entscheidend, da Kunden stets mit der gleichen Dienstleistungsqualität bedient werden wollen.
Unternehmensportale sind somit die vitale Unterstützung seitens der IT, um die auf Effektivität und Effizienz ausgerichteten Ziele eines Unternehmens zu erreichen. Portalsysteme sind zunächst einmal nichts anderes als ein Stück Software. Sein Potenzial kann ein Unternehmensportal erst durch den sinnvollen Einsatz im Kontext einer konkreten Organisation entwickeln. Portalprojekte sind hochkomplexe Vorhaben, da sie sowohl die Organisation, als auch die Prozesse und die IT eines Unternehmens berühren.
Ein Unternehmensportal braucht somit drei Sichten:
- die organisatorische und geschäftsprozess-orientierte Sicht mit ca. 40%
- die IT-Sicht mit ca. 40%
- die Sicht der Interdisziplinarität mit ca. 20%
Die ernüchternde Realität
Ein Unternehmensportal ist folglich weder ein reines IT-, Marketing- oder Orga-Thema. Die Kombination macht's – und dies wird leider häufig völlig unterschätzt.
Ein Problem in vielen Portalprojekten sind oft schon die zahlreichen Interpretationen des Begriffs Portal selbst. Für die verschiedenen Projektbeteiligten hat der Begriff unterschiedliche Bedeutung. Das liegt am Blickwinkel – etwa dann, wenn Mitarbeiter der Fachabteilung einen Begriff aus ihrer Anwendungsdomäne heraus bewerten, während das Augenmerk der IT-Kollegen auf der informationstechnischen Modellierung des Begriffs liegt.
Somit liegt die entscheidende Herausforderung eines Portalprojektes gleich an dessen Beginn. Für die verschiedenen Projektbeteiligten muss ein einheitliches und von allen akzeptiertes Verständnis des Begriffs Portal erreicht werden. Daraus abgeleitet muss eine klare Zieldefinition entworfen werden, die operationalisierbar ist und für alle Projektmitglieder als Vision und Gradmesser für den Projekterfolg fungiert.
Die nächste Stolperfalle droht bei der Besetzung des Projektteams. Für ein nachhaltig erfolgreiches Portalprojekt ist es nicht ausreichend, ein Team von IT-Spezialisten für das konkrete Portalsystem zusammen zu stellen. Die Komplexität des Projektes muss sich vielmehr in dessen Besetzung widerspiegeln. Experten der verschiedenen betroffenen Disziplinen müssen an dem Projekt partizipieren, um ein Ergebnis erreichen zu können, das den unterschiedlichen Anforderungen gerecht wird.
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