Vertragsverlängerung mit Fingerspitzengefühl
Die EMAG Gruppe liefert Maschinen und Fertigungssysteme zur Bearbeitung von scheibenförmigen, wellenförmigen und kubischen Werkstücken unter Einsatz einer Vielzahl von Fertigungstechnologien. Ob Drehmaschinen, Schleifmaschinen, Verzahnmaschinen, Laserschweißmaschinen oder Bearbeitungszentren – die EMAG Gruppe bietet für nahezu jeden Anwendungsfall die optimale Fertigungslösung. Kürzlich stand das mittelständische Unternehmen vor der Aufgabe, einen mehrjährigen Outsourcingvertrag für seine SAP-Systeme neu aufzusetzen.
Im Gespräch mit ebigo.de erklären Bernd Rittmann, IT-Leiter bei der EMAG Holding GmbH, und Sourcing-Spezialist Thomas Gebhardt, worauf es in solchen Fällen ankommt. Und wie steigende fachliche Anforderungen mit niedrigeren Betriebskosten und langfristigen Einsparungen zusammen passen.
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ebigo.de: Herr Rittmann, als EDV-Bereichsleiter der EMAG-Gruppe haben Sie kürzlich Ihren SAP-Outsourcing-Vertrag mit einem großen internationalen IT-Dienstleister neu verhandelt. Was hat Sie bewegt, dabei auf die Unterstützung eines Sourcing-Spezialisten zurückzugreifen?
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Rittmann:
Wir hatten 2004 einen Outsourcingvertrag abgeschlossen, mit dessen Konditionen wir eigentlich sehr zufrieden waren. Zum Ende der Laufzeit stellte sich dann die Frage: verlängern oder neu ausschreiben? SAP ist bei der EMAG-Gruppe mit weltweit über tausend Anwendern das Rückgrat der gesamten Auftragsabwicklung, vom Auftragseingang über die Aufrtragsbearbeitung bis zur Serviceabwicklung sind alle Prozesse über SAP abgewickelt. In den letzten fünf Jahren haben sich sowohl die Anforderungen auf der Fachseite als auch der IT-Service-Markt weiter entwickelt. Da lag die Idee nahe, jemanden an den Tisch zu holen, dessen Kernexpertise es ist, IT-Vergabeverfahren professionell zu begleiten.
Im Zuge des Neuabschlusses wollten wir die Vertragsbedingungen so gestalten, dass wir garantiert die für uns optimale Leistung erhalten. Auf die Gebhardt Sourcing Solutions AG (GSS) wurden wir durch Empfehlung aufmerksam. Ich war da ganz pragmatisch und sagte mir: Jemand, der sich täglich mit Ausschreibungen und Outsoucing-Verträgen befasst, hat mit Sicherheit eine profunde Marktübersicht und kann uns an den entscheidenden Stellen wertvolle Tipps geben.
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ebigo.de: Wie sah die Unterstützung durch Gebhardt Sourcing Solutions konkret aus?
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Thomas Gebhardt, Vorstand und Gründer der Gebhardt Sourcing Solutions AG
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Gebhardt::
Wir sind mit einem klassischen Benchmark der bestehenden Verträge eingestiegen. Dabei haben wir überprüft, in wie weit die vereinbarten Leistungen den tatsächlichen Anforderungen entsprechen, ob die Handhabung des Vertragswerkes bei Nichteinhaltung praxisgerecht ist und ob die Preise im Branchenvergleich den derzeitigen Marktgegebenheiten entsprechen. Danach war uns schnell klar, dass es reichlich Potenzial zu Gunsten der Firma EMAG gibt. Bis zum Vertragsabschluss haben wir gemeinsam alles getan, um es auszuschöpfen.
Rittmann: Ja, wir haben unserem IT-Dienstleister tatsächlich einen Vertragsentwurf vorgelegt, der sämtliche für uns wichtigen Punkte klar aufführte. Die Zusammenarbeit mit Gebhardt Sourcing Solutions auf den Weg dorthin habe ich als äußerst professionell und angenehm erlebt. Das Teamwork war geprägt von offener Kommunikation und gegenseitigem Vertrauen. GSS war nicht nur der Regisseur von außen, sondern agierte wie ein loyaler zusätzlicher Mitarbeiter, der stets unsere Interessen im Blick hatte. Auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten konnten wir Bernd Usinger von GSS jederzeit ansprechen und mit ihm unsere Gedanken austauschen.
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ebigo.de: Hatten Sie sich feste Einsparungsziele gesetzt?
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Rittmann:
Wir sind in die Neuverhandlungen mit dem Ziel gegangen, 20 bis 25 Prozent der bisherigen Outsoucingkosten einzusparen, vielleicht sogar bis zu einem Drittel. Außerdem wollten wir einen Vertrag, den wir leicht administrieren können – im täglichen Betrieb wie auch bei Nichteinhaltung vereinbarter Leistungen.
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ebigo.de: Und was davon haben Sie erreicht? Wie hoch war Ihr Aufwand?
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Rittmann:
Wir haben mit Unterstützung von Gebhardt Sourcing Solutions eine Oursourcingvereinbarung mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten abgeschlossen, die exakt auf die aktuellen Anforderungen der EMAG-Gruppe zugeschnitten ist. Und das Beste: Die nachhaltige Kostenreduktion hat unsere Vorgaben und Erwartungen deutlich übertroffen.
Der Aufwand für uns war mehr als überschaubar: Während der gesamten Zeit haben sich auf unserer Seite zwei Mitarbeiter mit dem Thema befasst. Die Kosten für die externe Beratung haben sich bereits nach zwei Monaten amortisiert.
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ebigo.de: Wie sah Ihre Verhandlungsstrategie aus?
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Rittmann:
Die von GSS vorgeschlagene Vorgehensweise hat sich als goldrichtig erwiesen: Wir haben unseren bisherigen Dienstleister ins Boot geholt und völlig offen über unser Vorhaben informiert. Weil er mitzog, konnten wir eine Neuausschreibung vermeiden. Natürlich war Fingerspritzengefühl gefragt: Einerseits mussten wir genau wissen, an welchen Stellen es Optimierungspotenzial gibt – wir wollten nur Leistungen in den neuen Vertrag aufnehmen, die die EMAG-Gruppe tatsächlich benötigt und dafür nicht zu viel bezahlen. Andererseits durften wir die Schmerzgrenze unseres Dientsleisters nicht ignorieren. Es war uns wichtig, dass wir uns auch weiterhin in die Augen schauen können. Die Erfahrungen und Tipps von GSS waren für den Verlauf der Verhandlungen mehr als hilfreich.
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ebigo.de: Haben Sie dafür ein Beispiel?
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Gebhardt:
Es ist ja fast schon ein bekanntes Spiel der Dienstleister, dass sie unangenehme Vertragsbestandteile fast bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung hinaus zögern – verbunden mit der Hoffnung, der Auftraggeber werde durch den Zeitdruck im letzten Moment nachgeben. So etwas erzeugt natürlich Nervosität. Hier gilt es Ruhe zu bewahren und beharrlich die besprochenen Interessen zu verfolgen.
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Rittmann:
Stimmt. Wir haben tatsächlich Ende Juli 2009 und am Tag der Vertragsunterzeichnung die letzten rechtlichen Regelungen vereinbart – rückwirkend mit Vertragsbeginn zum Monatsanfang. Und natürlich zu unseren im Vorfeld besprochenen Vorstellungen. Für mich war das Nervenkitzel pur. Aber es hat alles prima geklappt.
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ebigo.de: Herr Rittmann und Herr Gebhardt, vielen Dank für das Gespräch.
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| Outsourcing im Mittelstand (Interview)
Interview mit Thomas Gebhardt (Gebhardt Sourcing Solutions AG) und Bernd Rittmann (EMAG Gruppe) | |
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