Einkauf im Unternehmen
Der Einkauf hat das Ziel, das Unternehmen mit Gütern und Dienstleistungen zu wirtschaftlichen Rahmenbedingungen unter geringsten Risiken zu versorgen. Die Rahmenbedingungen sind der Marktpreis, der Zeitaufwand sowie die erforderlichen 
Transport- und Versicherungskosten. Der Einkauf unterhält enge Beziehungen mit seinen Lieferanten, um einen optimalen Versorgungsfluss sicherzustellen. Denn sowohl eingehaltene Liefertermine als auch gleich bleibende Qualität sind für die Produktivität des Unternehmens lebensnotwendig. Durch die enge Kooperation können Unternehmen auch Preisvorteile erzielen.
In Firmen mit verteilten Unternehmens-Standorten kann es vorkommen, dass die gesamte Anzahl der Zulieferer unbekannt ist, wenn dezentral beschafft wird. Entsprechend gibt es auch nur eine geringe Übersichtlichkeit hinsichtlich Material, Warengruppen und Leistungen der Lieferanten. Eine Überprüfung entsprechend gesetzter Standards ist kaum, übergreifende Preis- und Qualitätsvergleiche sind nur aufwändig möglich. In Unternehmen treffen Berater daher auf vielfältige Einkaufs-Prozesse, die durch manuelle Prozess-Schritte und diverse Medienbrüche charakterisiert sind. Für den einzelnen Beschäftigen und die gesamte Firma bedeutet dies unklare Beschaffungszeiten und ein hohes Fehler-Potenzial.
Ein weiterer Antrieb, den Einkauf und die Materialwirtschaft des eigenen Unternehmens einmal genauer unter die Lupe zu nehmen, ist die weitgehend abgeschlossene Rationalisierung in der Produktion und der Kundenbetreuung.
Neue Wege – neue Aufgaben
Die umfassende elektronische Aufnahme der Zulieferer samt Informationen zu Produkten und Dienstleistungen in einer Datenbank bietet den unternehmensweiten Zugriff für Recherchen. Wenn mit den Lieferanten Rahmenverträge abgeschlossen werden, entfällt der Zeitaufwand für spezifische Vertragsvereinbarungen. Sowohl die Suche nach Informationen und Dienstleistern als auch der Bestellvorgang werden zeitsparender, wenn die Anzahl der einzelne Schritte des Beschaffungsprozesses reduziert wird.
Entsprechend sehen Berater und Experten das Potenzial von E-Business im Einkauf in folgenden Bereichen:
Die Prozesse der Beschaffung können verschlankt, optimiert und damit beschleunigt werden.Bei zunehmender Komplexität und Erweiterung der Bestellvolumina bleiben die Beschaffungsvorgänge beherrschbar. Das Lieferanten-Management kann intensiviert werden. Zulieferer können frühzeitig in die eigenen Entwicklungs- und Logistik-Prozesse eingebunden werden. Ein zeitnahes und prozessorientiertes Controlling wird möglich. Es ergibt sich eine laufende Kostenreduzierung durch qualifiziertes und fundiertes Vertragsmanagement. Interne und Material-Kosten können gesenkt werden. Marktvergleiche sind einfacher durchzuführen. Abhängigkeiten von Lieferanten können minimiert werden, die Flexibilität wird erhöht. Synergien innerhalb und außerhalb des Unternehmens können genutzt werden. Neue Beschaffungs-Märkte können erschlossen werden.
Diese Entwicklung bedeutet im Wesentlichen die Entlastung des Einkaufs von standardisierten Prozess-Schritten. Anspruchsvollere Verantwortlichkeiten wie die Betreuung der Zulieferer-Kontakte oder die Marktforschung können nun als Tätigkeitsschwerpunkt gesetzt werden. Für Einkäufer entstehen so höher qualifizierte Aufgabengebiete. Neue Beschaffungsmöglichkeiten wie zum Beispiel elektronische Marktplätze können auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens hin kompetent bewertet und genutzt werden.
Zulieferer-Management (Supplier Relationship Management, SRM)
Kundenbetreuung (Customer Relation Management, CRM) und Lieferketten-Management (Supply Chain Management, SCM) sind bekannte Einsatzfelder von E-Business-Lösungen. Zunehmend rückt auch die Steuerung der Lieferantenbeziehung ins Blickfeld. In der Produktion zahlt es sich aus, in engem Informationsaustausch mit den Zulieferern zu stehen. Beispielsweise durch die frühzeitige Einbindung der Lieferanten in die Produktionsplanung können diese besser planen, auch ihre Geschäftsprozesse können so kostengünstiger verlaufen.
E-Procurement
Lösungen, die die betriebliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über das Internet ermöglichen, werden E-Procurement genannt. Diese Anwendungen vermitteln zwischen Unternehmen oder Behörden als Einkäufer auf der einen und gewerblichen Anbietern auf der anderen Seite. Zum E-Procurement gehört eine breite Palette unterschiedlicher Modelle, die von über das Internet abgewickelten Handelstransaktionen bis hin zu komplexen Verfahren wie Ausschreibungen mit elektronischer Angebotsabgabe reichen.
Elektronische Markplätze
Neben der direkten elektronisch unterstützten Beschaffung zwischen Kunden und Lieferanten existieren so genannte elektronische Marktplätze. Dies sind Online-Plattformen zum Austausch von Dienstleistungen und Produkten, auf denen mehrere Kunden und Lieferanten über Angebote und Nachfragen zusammen treffen können. Auf unabhängigen Markplätzen haben alle Anbieter und Käufer Zutritt, der Betreiber der Plattform ist ein neutraler Vermittler.
Werden branchenbezogen spezifische Sortimente angeboten, spricht man von vertikalen Marktplätzen. Horizontale Handelsplattformen dagegen liefern ein breites Angebot branchenübergreifender Artikel, Dienstleistungen und Güter wie beispielsweise Büromaterialien. Wenn der Marktplatz von einem Teilnehmer betreiben wird, spricht man von einem abhängigen Marktplatz. Beispielsweise die konzerneigenen Marktplätze der Automobil-Unternehmen, auf denen Zulieferer ihre Angebote abgeben können.
Dieser technologische Fortschritt gibt unter dem Gedanken der Kostensenkung die Gelegenheit, interne Organisationsfragen zu überdenken. Es können neue Konzepte für die Zusammenarbeit sowohl mit den Zulieferfirmen als auch den betriebsinternen Abteilungen entwickelt werden.
Wie eine Umfrage des EU-Initiative e-Business Market Watch im Juli 2003 unter 3.515 Unternehmen in Deutschland, Spanien, Italien, Frankreich und Großbritannien ergab, nutzen mittlerweile fast zwei Drittel der deutschen Firmen das Web zum Einkauf von Waren (E-Procurement). Doch nicht alle Möglichkeiten der elektronischen Beschaffung stoßen auf breite Akzeptanz: Den Ergebnissen von e-Business Market Watch zufolge nutzen 84 Prozent der befragten, im Bereich E-Procurement aktiven, Firmen die Website des Lieferanten zur Bestellung, 31 Prozent ordern ihre Waren mittels eines B-to-B-Marktplatzes, weitere 31 Prozent nutzen einen geschützten Extranet-Bereich des Lieferanten und ein Viertel gibt seine Bestellung über EDI (Electronic Data Interchange) auf.
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