Entsprechend seiner zentralen Stellung in der betrieblichen Wertschöpfungskette wirken sich Einsparungen im Einkauf direkt auf den Unternehmensgewinn aus. Damit sich der Nutzen des elektronisch unterstützten Beschaffungsprozesses maximal entfalten kann, ist die durchgängige Nutzung des Bestellsystems erforderlich. Daraus folgt, dass die Bedienung komfortabel und effizient sein muss. Die jeweiligen Mitarbeiter sind von Anfang mit einzubeziehen, sowohl bei der Prozessabbildung als auch der Auswahl von Lieferanten oder Warensortiment.
E-Procurement
Lösungen, die die betriebliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über das Internet ermöglichen, werden E-Procurement genannt. Diese Anwendungen vermitteln zwischen Unternehmen oder Behörden als Einkäufer auf der einen und gewerblichen Anbietern auf der anderen Seite. Zum E-Procurement gehört eine breite Palette unterschiedlicher Modelle, die von über das Internet abgewickelten Handelstransaktionen bis hin zu komplexen Verfahren wie Ausschreibungen mit elektronischer Angebotsabgabe reichen.
Im Frühjahr 2002 teilten die Unternehmensberater von Price Waterhouse Coopers als Ergebnis einer Studie mit, dass E-Procurement die wichtigste Maßnahme zur Kostenreduzierung in Unternehmen sei - eine These, die auch von einer Stimmungsumfrage des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) im Jahr 2004 noch gedeckt wird: Demnach können Unternehmen bis zu 50 Prozent ihrer Beschaffungskosten einsparen, wenn sie auf E-Procurement-Lösungen setzen.
Vorteile für den Einkauf
Die händische Bestellung insbesondere von so genannten C-Waren kostet den Einkauf viel Zeit: Kataloge müssen studiert, Preise verglichen und Anbote eingeholt werden. Die Beschaffung per Mausklick erspart hier eine Menge Zettelwirtschaft. Viele Unternehmen übertragen zudem bei der Umstellung auf E-Procurement die Verantwortung für diese Bestellungen direkt auf die einzelnen Mitarbeiter. Dadurch lassen sich weitere Kosten einsparen.
Geordert wird entweder bei einem virtuellen Marktplatz oder direkt beim Händler, der mit seinem Angebot im hauseigenen E-Procurement-System vertreten ist. Zur Unterstützung dieser Abläufe gibt es spezielle Anwendungs-Software. Mit Hilfe dieser Lösungen lässt sich die gesamte Beschaffung automatisieren - von der Bedarfsermittlung und dem Kauf bis hin zur Auftragsbestätigung, Rechnungsbearbeitung und Bezahlung. Wichtigste Vorteile des E-Procurement für die Einkäufer sind Zeiteinsparungen, Verringerung der Transaktionskosten und bessere Vergleichsgelegenheiten.
Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
Das Unternehmen profitiert von effizienteren Prozessen und der Reduktion der Lagerbestände. Zudem können durch transparente und dokumentierte Bestellprozesse automatische Preisanpassungen genutzt werden, die Lieferanten bei entsprechenden Bestellmengen gewähren.
Für die Mitarbeiter ergeben sich verkürzte Beschaffungszeiten und ein verringerter Verwaltungsaufwand. Schließlich geht mit der Einführung von E-Procurement eine Reduktion der Freigabeprozesse einher. Es findet eine gewisse Umleitung von Entscheidungen zum einzelnen Beschäftigten statt. Infolge der elektronischen und sofortigen Dokumentation werden die Bestellvorgänge jedoch zugleich besser kontrollierbar. Die Arbeits- und Wartezeiten, die die Belegschaft bislang für das Ausfüllen von Formularen und dem Einholen von Freigaben durch Vorgesetzte aufwenden muss, können durch eine intelligente Umsetzung in E-Procurement-Anwendungen enorm gesenkt werden.
Potenzial für den Verkauf
Auch für Lieferanten und Shop-Betreiber bietet das E-Procurement zahlreiche Vorteile. Bestellvorgänge lassen sich schneller abwickeln, und Anbieter können gezielt Informationen über den Bedarf potenzieller Kunden einholen.
Durch die Standardisierung des Bestellvorgangs und die vollständig elektronische Abwicklung verringern sich auch für den Lieferanten die Prozesskosten. Bestellungen gehen automatisch ein, die Abrechnung ist einfacher und Fehler werden durch die elektronische Abwicklung minimiert. Die Beschaffungs-Marktplätze bieten zudem die Gelegenheit, einen großen Kreis potenzieller Interessenten zu erreichen.
Elektronischer Produktkatalog als Basis
Verkäufer, die diese Vorteile nutzen und E-Procurement als zusätzlichen Vertriebskanal nutzen möchten, brauchen vor allem einen gut funktionierenden Online-Produktkatalog. Dieser muss den Beschaffungs-Anforderungen der Einkäufer gerecht werden. Die Fähigkeit, elektronische Produktkataloge zu erarbeiten und diese in verschiedenste IT-Systeme und Marktplätze zu integrieren, stellt neben der Anbindung an das jeweilige System der eigentliche Erfolgsfaktor für E-Procurement dar.
Dabei sind standardisierte Daten die Voraussetzung für ein funktionierendes E-Procurement. Ein weltweit akzeptiertes Standardformat für den Austausch von Produktdaten existiert allerdings noch nicht. Der Wildwuchs ist beachtlich, und verschiedene Interessensgruppen forcieren unterschiedliche Standards.
Ein wichtiger Standard ist “BMEcat”. Dieser Standard wurde vom deutschen Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) für den Austausch elektronischer Produktkataloge initiiert. Der BME vertritt rund tausend Firmen und damit mehr als 80 Prozent des gesamten deutschen Beschaffungsvolumens. Der Standard BMEcat basiert auf einer XML-Erweiterung und ist mittlerweile im deutschsprachigen Raum der am weitesten verbreitete Austausch-Standard für elektronische Produktkataloge. International kennen diesen Standard jedoch nur wenige, schon im benachbarten Österreich ist BMEcat relativ unbekannt. Neben der fehlenden Internationalität wird die Komplexität von BMEcat als Nachteil dieses Standards genannt.
Hohe Sicherheit erforderlich
Die vollständige Abwicklung der betrieblichen Beschaffung erfordert, dass in allen Phasen höchste Sicherheits-Standards eingehalten werden. Die Vertraulichkeit und Rechtsverbindlichkeit müssen bei der Kommunikation via Internet gewahrt werden. Zudem ist die verlässliche Authentisierung der Geschäftspartner von zentraler Bedeutung. Die elektronische Beschaffung ist daher eines der wesentlichen Einsatzgebiete für Verschlüsselungsverfahren und digitale Signaturen.
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