Gründe für die Einführung von ERP-Lösungen gibt es viele: So steigt beispielsweise durch die enge Bindung der Zulieferer in die Planungen der Großunternehmen zur Verbesserung ihrer Lieferketten (so genanntes Supply Chain Management, SCM) das Erfordernis auch für klein- und mittelständische Betriebe, ERP-Lösungen einzuführen. Die Steuerung der Kundenbeziehung (Customer Relation Management, CRM) stellt einen weiteren Antriebsfaktor dar. Nach einer im August 2002 veröffentlichten Studie der Unternehmensberater Cap Gemini Ernest & Young setzen (CGEY) derzeit im Mittelstand nur 14 Prozent SCM- und 25 Prozent CRM-Funktionen in ihren ERP-Systemen ein. Jeweils ein Viertel der Befragten plant die Erweiterung auf diese Funktionalitäten in der nahen Zukunft.
Konkurrenz im Nischenmarkt
Aber nicht nur die Zusammenarbeit mit anderen, größeren Marktteilnehmern erzeugt Druck zur Überdenkung der eigenen Betriebsorganisation. Im direkten Wettbewerb zu anderen mittelständischen Unternehmen können sich Firmen durch ERP Vorteile verschaffen, um zeitnah mit den richtigen Angeboten auf den Markt zu treten (Time-to-Market). Eine per Knopfdruck abrufbare Ist-Analyse der aktuellen Geschäftsdaten als Grundlage für innovative Entscheidungen spart kostbare Zeit: Informationen zur aktuellen Auftragsbearbeitung, zum Umsatzverlauf in den letzten sechs Monaten oder eine Liste offener Posten stehen unmittelbar zur Verfügung. Das harmonische Ineinandergreifen der diversen Unternehmensbereiche ohne aufwändige (manuelle) Erfassungszeiten wirkt zudem kostensenkend.
Der Mittelstand zeichnet sich gegenüber großen Konzernen durch seine Marktnähe, Vielseitigkeit und entsprechende Flexibilität aus. Die Marktnische kann gegenüber größeren Konkurrenten aufgrund der raschen Reaktionsfähigkeit auf Kundenanforderungen und Marktentwicklungen erfolgreich verteidigt werden. Die aktuelle Entwicklung der Konzerne bringt verteilte Netzwerke von kleineren, flexibleren Business-Einheiten hervor. Diese wiederum eröffnen den Wettbewerb mit dem Mittelstand. Durch ihre Herkunft sind diese Firmen jedoch auf hohem Niveau mit Informationstechnologie (IT) ausgestattet. Der Mittelstand muss daher die im wesentlichen als Kostenverursacher betrachtete IT überdenken.
Bestandteile von ERP
ERP-Systeme können einen beschleunigten und kostengünstigeren Betrieb sowie eine übersichtliche Informationslage zu den Geschäftsvorfällen liefern. Dazu verfügen diese Lösungen über so genannte Standardmodule zu den Teilaufgaben des Unternehmens: z.B. Personalwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Produktions-Planung und –Steuerung (PPS), Vertrieb, Materialwirtschaft.
Für die Personalwirtschaft werden im ERP-System sämtliche Prozesse rund um die Mitarbeiter des Unternehmens verwaltet. Arbeitszeit- und Urlaubskonten, Löhne und Zulagen werden dokumentiert und für die Lohnbuchhaltung ausgewertet.
Die Finanzverwaltung unterstützt die Erstellung der Firmenbilanz. Für das Controlling werden Außenstände und Zahlungstermine überwacht. Vertrieb und Produktion profitieren von der Auftragserfassung, Produktionsplanung und Warenwirtschaft. Das ERP-System kann Kapazitätsplanungen liefern sowie die Einkaufskontrolle und Materialbestands-Überwachung leisten.
Der größte Nutzen einer unternehmensweiten ERP-Lösung ist jedoch die durchgängige Integration der Geschäftsprozesse in einem System. Schließlich sind die einzelnen Abläufe eng miteinander verzahnt. In mittelständischen Betrieben sind häufig gewachsene Insellandschaften aus unabhängigen Einzelsystemen anzutreffen. Nur mit extremen Aufwänden kann die Unternehmensleitung die Auswertungen der Teilsysteme zusammen führen. Daten- und damit Aussage-Verluste sind dabei unausweichlich.
Rat vom Experten
Die Einführung einer ERP-Lösung im Unternehmen hat immer auch die Veränderung der bestehenden Prozesse zur Folge. Daher raten die Berater der Boston Consulting Group BCG, sich ausreichend Zeit für die strategische Vorbereitung zu nehmen und auch bedürfnisorientiert einzukaufen. Denn ein positives Ergebnis des Projektes sei viel wahrscheinlicher, wenn das Unternehmen sein Ziel genau kennt, sich an es hält und den Prozess sorgfältig managt. Ähnlich resümiert die ERP-Studie von CGEY im Juli 2002: ERP-Einführungen müssen konsequent mit einer Geschäfts-Strategie verknüpft werden, um die Business-Erwartungen zu managen. Zudem sollten Unternehmen in jeder Phase noch mehr Augenmerk auf die betroffenen Mitarbeiter, also die späteren Nutzer des Systems, legen. Wichtige Instrumente dazu sind zum Beispiel Schulungen oder Informationen über neue Prozesse und neue Rollen.
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Die Zahlen stammen aus einer Untersuchung von Pierre Audoin Consultants (PAC).
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