Dadurch ergibt sich die Möglichkeit für eine enge Zusammenarbeit mit Know-how-Trägern oder Kooperations-Partnern, die aufgrund der räumlichen Distanz dem Unternehmen sonst nicht zur Verfügung standen. Kostentreiber wie Reise- und Übernachtungskosten können durch die Bildung virtueller Projektgruppen reduziert werden. Diese Form der Zusammenarbeit wird auch als Computer Supported Collaborative Work (CSCW) bezeichnet.
Probleme Virtueller Teams
Jede Projektgruppe hat besondere Herausforderungen zu meistern, da es sich um eine zeitlich begrenzte Zusammenarbeit handelt:
- Nur kurze Zeit für gegenseitiges Kennen lernenUnterschiedliche Auffassungen der MitgliederMissverständnisse und Meinungsverschiedenheiten
Daher finden in Projekten in kurzen Abständen Besprechungen von Angesicht zu Angesicht im Team statt. Damit wird der Informationsaustausch im Fluss gehalten, und Unklarheiten können frühzeitig erkannt werden.
Virtuelle Teams mit geografisch getrennten Gruppenmitgliedern dagegen haben nur in beschränktem Umfang die Möglichkeit, den direkten persönlichen Austausch zu pflegen. Unter Umständen sind sich die Beteiligten noch nie im wirklichen Leben begegnet. Gerade der Prozess der Teambildung stellt die Projektleitung vor große Herausforderungen, damit sich in der Gruppe die erforderliche Vertrauensbasis herausbildet.
Experten beobachten, dass in virtuellen Teams diese wichtigen Teambildungs-Phasen häufig vernachlässigt werden. Der lose Kontakt bewirke bei den Beteiligten, diesen Prozess zu verkürzen oder gar zu ignorieren. Damit das virtuelle Team jedoch eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeitet leisten kann, sind Maßnahmen zur Gruppenbildung unerlässlich. So lernen sich die Teilnehmer kennen, tauschen Erwartungen aus und vereinbaren gemeinsame Ziele sowie das damit verbundene Vorgehen.
Technologien für die Projektarbeit
Die Zusammenarbeit und den hohen Kommunikationsbedarf des Teams unterstützt eine Vielzahl an technischen Infrastrukturen. Für komplexe Aussprachen und Problemlösungen werden Telefonate oder Telefonkonferenzen genutzt. Das Team benötigt einen gemeinsamen Kalender, eine stets aktuelle Terminplanung und den Zugriff auf die das Projekt dokumentierenden und begleitenden Dokumente.
Innerhalb eines Unternehmens werden zur Besprechungsplanung zentrale Kalenderfunktionen, wie sie zum Beispiel Microsoft Outlook bereitstellt, genutzt. Bei der Zusammenarbeit mit Spezialisten aus anderen Firmen oder Niederlassungen stellt sich oft heraus, dass die jeweils genutzten Anwendungen nicht kompatibel sind. Oder es werden aufgrund von Sicherheits-Einstellungen manche Informationen nicht über die Grenzen des eigenen Firmennetzwerkes hinaus übertragen. Der Zugriff auf gemeinsame Projektdokumente kann über ein Extranet ermöglicht werden, da man von außen nicht direkt auf ein Intranet gelangen darf.
E-Mail ist daher in Projekten neben dem Telefon ein wichtiges Medium für den Informationsaustausch. Mehr oder weniger vor fremdem Zugriff geschützt werden Projektpläne, Protokolle oder Detailinformationen via Mail verteilt. Für die Mitglieder bedeutet dies wiederum, dass sie parallel in etwa gleichförmig die Projektunterlagen und den Terminkalender bereithalten müssen. Entsprechend treten Probleme im Projektalltag auf:
Unklarheiten bestehen über den aktuellen Stand der Terminplanung oder von DokumentenVerzögerungen ergeben sich durch TerminunstimmigkeitenVeraltete Informationen werden für die Projektarbeit genutztDokumente und Projektdetails werden mit hohem Aufwand gesuchtAnsprechpartner werden bei Mail-Aussendungen vergessen.
Gemeinsame Plattform im Internet
Für die Projektleitung stellt es einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand dar, diesen Problemen wirksam zu begegnen. Sie muss gut organisiert und kommunikationsfreudig sicherstellen, dass jeder im Team auf dem gleichen Stand ist. Einfacher wird dies mit der Unterstützung durch eine Web basierte Projektmanagement-Anwendung.
Zur Nutzung benötigen die Teammitglieder lediglich einen Browser und einen Internet-Anschluss. Hier wird an zentraler Stelle wie in einem Projektraum von der Projektleitung ein stets aktueller Projektstand geführt, der als zuverlässige Referenz verfügbar ist. Neben dem effektiveren Datenaustausch zwischen den einzelnen Beteiligten wird auf diese Weise eine höhere Transparenz erzielt.
Mieten statt kaufen?
Die Verwaltung derartiger Online-Projekträume kann je nach technischer und personeller Ausstattung des Unternehmens recht aufwändig ausfallen. Schliesslich ist der Projektbereich durch Verschlüsselung und Zugangsicherungen vor unerlaubtem Zugriff zu schützen. Am Markt existieren inzwischen Dienstleister, bei denen Projektgruppen eine Web basierte Projekt-Infrastruktur mieten können. Diese Application Service Provider (ASP) wie der Diensteanbieter Projectplace GmbH stellen Anwendungen für das Projektmanagement bereit, die von den Projektteilnehmern unabhängig von der eigenen Hard- und Software-Ausstattung genutzt werden können.
Bei entsprechend kurzer Projektdauer wird der Vergleich mit den Kosten für Software-Lizenzen, Hardware-Ausstattung, Sicherheitskonzept und Administration wahrscheinlich zugunsten der Mietbasis ausfallen. Zum Beispiel kostet der Service von Projectplace für eine Projektgruppe mit zehn Personen bei einer Laufzeit von sechs Monaten netto ungefähr 123 Euro im Monat, wenn der inbegriffene Speicherplatz von 50 MB ausreichend ist. Wartung und Aktualisierungen des Systems sowie Telefon- und E-Mail-Kundendienst sind im Mietpreis auch schon drin.
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