Welche Güter müssen beschafft werden
Die Güter, die Betriebe einkaufen, werden je nach ihrer Wichtigkeit für die Leistung eines Unternehmens in drei Kategorien eingeteilt: Sogenannte A-Güter sind beispielsweise Rohstoffe oder Halbfertigerzeugnisse (z.B.: Stahl, Holz, Kunststoffteile), die direkt in den Produktionsprozess des Unternehmens einfließen und somit von zentraler Bedeutung für das Unternehmen sind. Im Gegensatz dazu sind Büromaterialen, Werkzeuge oder auch Hygieneartikel für die Produktion von untergeordneter Bedeutung: Daher spricht man in diesem Fall von C-Gütern. B-Güter schließlich sind Produkte, die auf der Bedeutungsskala für das Unternehmen eine mittlere Position einnehmen, also zum Beispiel Standardbauteile wie zum Beispiel Elektromotoren, Leiterplatten oder Hardwareteile. Diese Einteilung unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, beispielsweise wird bei einem Stahlwerk Kohle als A-Gut geführt, bei einem Zimmermann aber nur als C-Gut, wenn sie genutzt wird, um die Werkstatt zu heizen.
Für die elektronische Beschaffung sind die C-Güter am besten geeignet: Sie sind standardisiert (z.B. DIN-A4 für Papier), werden von vielen verschiedenen Anbietern geliefert, und es besteht kein Risiko für das Unternehmen, falls ein Anbieter dieser Materialien ausfällt.
Problem: Zu viele Einzelschritte bei der Beschaffung
Der Vorteil der elektronischen Beschaffung über das Internet liegt darin, dass die Verfahrensweisen gestrafft und so Kosten eingespart werden. Der übliche Beschaffungsprozess bei mittelständischen Unternehmen besteht aus einer Vielzahl von Einzelschritten und Abstimmungen, die alle Zeit und somit Geld kosten. Sobald ein Unternehmen dem schlanken Kleinbetrieb entwachsen ist, wo die Kommunikation noch per Zuruf klappte, leitet jeder Beschaffungsvorgang einen Prozess ein, der einiges an Aufwand fordert.
Im Klartext: Mitarbeiter müssen zunächst einmal den Bedarf definieren, dann verschiedene Angebote von Lieferanten einholen und schließlich die Bestellung von ihren Vorgesetzten freigeben lassen. Doch damit ist die Sache noch lange nicht erledigt. Je nach Unternehmensstruktur wird diese Bestellung dann noch in die Buchhaltung geschickt, die via Fax beim Lieferanten bestellt. Wenn die Ware schließlich eintrifft, muss ihr Zustand kontrolliert und der Buchhaltung Bescheid gegeben werden, dass der Rechnungsbetrag überwiesen werden kann. Die Ware muss zum entsprechenden Mitarbeiter gebracht werden und die Buchhaltung muss die Überweisung tätigen. Ein langer und fehleranfälliger Weg, vor allem, wenn die verschiedenen Abteilungen auch noch verschiedene Formulare verwenden, oder wenn zu allem Überfluss irgendwo in dieser Kette etwas schief geht.
Jeder Einkauf kostet durchschnittlich 88 Euro
Das Stuttgarter Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat bei einem deutschen Maschinenbau-Unternehmen einmal erforscht, wie lange so ein Beschaffungsprozess dauert und was er kostet. Das Ergebnis gibt zu denken: Durchschnittlich 88 Euro fallen für jeden Beschaffungsprozess an, und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße und vom Beschaffungsvolumen. Durchschnittlich dauert ein solcher Beschaffungsvorgang für eine einzige Bestellung 162 Minuten und zieht sich über 16 Tage.
Doch damit nicht genug: Die Forscher zeigten außerdem, dass 80 Prozent des Zeitaufwandes in den Einkaufsabteilungen auf die Anschaffung von C-Gütern entfällt. Es wird also am meisten Zeit damit vertan, vergleichsweise unwichtige Güter wie Büromaterialien anzuschaffen, obwohl diese nur ein Fünftel des gesamten Beschaffungsvolumens ausmachen. Ein Grund für dieses Missverhältnis von Kosten und Nutzen ist, dass die Hälfte dieser Bestellungen Einzelbestellungen von Mitarbeitern sind. Hier liegt für viele Unternehmen – unabhängig von der Unternehmensgröße – ein wichtiges Einsparungspotenzial.
Die Lösung: Einkauf vom Arbeitsplatz aus
Doch wie schaut dann ein solche Einsparung aus? Wichtig ist eine Verringerung der verschiedenen Bestell-Schritte auf elektronischem Weg. Dies ist möglich, wenn alle Mitarbeiter durch ein Intranet miteinander verbunden sind und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus Produkte oder Dienstleistungen aus einem oder mehreren elektronischen Katalogen aussuchen, vergleichen und bestellen können. So ein Modell heißt Desktop Purchasing System. Es sammelt die Einzelbestellungen der Mitarbeiter und leitet sie zentral an vertraglich angebundene Lieferanten weiter. Damit das Ganze funktioniert, müssen natürlich neben dem gesamten Bestellverfahren auch die notwendigen Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse optimiert und in das System integriert werden.
Die Chance für den Mittelstand
Mittelständische Unternehmen haben durch elektronische Beschaffung (E-Procurement) die Möglichkeit, Kosten einzusparen und so wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein kritisches Durchleuchten des Beschaffungsvorganges kann allein schon zu Einsparungen an Zeit und Geld führen. Werden dann auch noch die Potenziale von E-Procurement genutzt, kann es zu deutlich positiven Auswirkungen für das Unternehmen kommen. Anbieter von klassischen C-Gütern sollten die Chance von E-Procurement nutzen, um ihren Vertrieb teilweise zu automatisieren und so Einsparungen zu realisieren und eventuell auch noch zusätzliche Umsätze zu generieren.
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