Wer suchet...
Die Menge an Informationen und Dokumenten nimmt ständig zu und stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar, die Übersicht zu behalten. Dokumente im Geschäftsalltag lösen Prozesse aus, begleiten deren Ausführung zum Beispiel als Lieferschein und dienen als Beleg. Dabei variieren die Formate, in denen diese Unterlagen vorliegen: Faxe, Briefe oder Verträge auf Papierbasis, daneben elektronische Formate wie E-Mails, Textverarbeitungs- oder Bild-Dateien.
Werden Dokumente gesucht, ist bei der parallelen Ablage in Hängeregistern, Aktenordnern, auf den Festplatten einzelner Mitarbeiter-PCs oder Disketten und CDs ein enormer Aufwand erforderlich, wenn die Ablage von Fall zu Fall unterschiedlich gehandhabt wurde. Selbst wenn Dateien und E-Mails durchsucht werden, sind beide Ablagesysteme getrennt zu befragen.
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Wesentlich schneller stehen Unterlagen bereit, wenn die Archivierung in einem gesamten elektronischen System erfolgt, das man Dokumenten-Management-System (DMS) nennt. Dann muss nur noch dort gesucht werden, um ein benötigtes Dokument zu finden. Wenn ein Unternehmen ein EDV-Netzwerk unterhält, können an allen Arbeitsplätzen die gespeicherten Dokumente verwaltet und abgerufen werden. Durch diese Lösungen wird der Informationsfluss im Unternehmen verbessert. Auch die Qualität der Information wird gesteigert: Es gibt keinen physischen Verfall wie etwa bei Thermopapier-Faxen, und es werden dem eigentlichen Dokument Charakterisierungen hinzugefügt. Diese sind nämlich für die mächtigen Suchfunktionen wichtig, damit elektronische Dokumente mit beliebig gewählten Suchbegriffen wieder gefunden werden können.
In der Papierablage verlangen Dokumente, die verschiedenen Abteilungen zur Verfügung stehen müssen, das aufwändige Kopieren und Abheften in diversen Ordnern. Bei Aktualisierungen müssen dann alle Ablageordner auf den neuesten Stand gebracht werden. Unterlagen stehen so zwar schneller an den jeweiligen Arbeitsplätzen bereit, aber neben dem Zeitaufwand für die Ablage wird auch eine gewisse Fehleranfälligkeit bezüglich der Aktualisierung in Kauf genommen. In vielen Anwendungsfällen sind Mikrofilm-Archive bei der Herausgabe der gespeicherten Daten nicht leistungsfähig genug. Zudem vergeht einige Zeit, bis neu hinzugefügte Daten auf Mikrofilm bereit stehen. Die Suchmöglichkeiten sind begrenzt. Digitale Dokumentenarchive dagegen können neue Inhalte sofort allen relevanten Stellen zur Verfügung stellen.
Der Weg ins DMS-Archiv
Für die elektronische Archivierung müssen alle Dokumente in digitaler Form vorliegen. Dazu werden auf Papier vorliegende Faxe, Briefe oder Vertragsoriginale eingescannt. Für das zu erzeugende Dateiformat ist abzuklären, welche Software-Lizenzen auf den Arbeitsplatz-PCs vorhanden sind. Beispielsweise ist zu überlegen, ob die automatische Umwandlung aller Dokumente in das Portable Document Format (PDF) sinnvoll ist. Diese Dateien können mit dem kostenfreien PDF-Reader von Adobe Acrobat gelesen werden, Programme wie Microsoft Office sind dann für die Ansicht des digitalen Schriftstückes nicht erforderlich.
Der folgende Schritt ist wichtig für das Wiederfinden der archivierten Unterlagen: Die Verschlagwortung oder Indexierung. Zu jedem Dokument werden charakteristische Schlagworte in der DMS-Anwendung gespeichert. Entsprechend den jeweiligen Anforderungen kann dies manuell über die Auswahl vorgegebner Begriffslisten, voll- oder halbautomatisch erfolgen. Damit vertrauliche Schriftstücke im Archiv geschützt sind, werden auch Informationen zu den so genannten Berechtigungen im DMS hinterlegt. Damit ist sicher gestellt, dass diese nur bestimmten Mitarbeitergruppen zur Verfügung stehen.
Diese Arbeitsschritte zeigen, wie wichtig es ist, vor und während der Einführung von kompetenten Beratern begleitet zu werden. Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe, gewachsene Strukturen und Archiv-Varianten, die feinfühlig in das neue System zu integrieren oder zu überführen sind. Auch für die umfassende Nutzung der über das reine Archivieren und Abrufen hinausgehenden Funktionen einer DMS-Anwendung können mit beratender Kompetenz praktische Lösungen aufgesetzt werden.
Neue Möglichkeiten
Neben dem aktiven Erschließen der Daten durch die Mitarbeiter können Prozesse hinterlegt werden, damit bestimmte Inhalte sofort zur Kenntnisnahme gelangen. Zum Beispiel wenn eine Rahmenvertragsänderung eingespeist wird, die zu erheblichen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft führt. Diese Änderung muss unmittelbar in die Abläufe der beteiligten Mitarbeiter integriert werden – rasch per E-Mail statt aufwändig mit Telefon oder Fax. Die Entscheidungsfähigkeit im Unternehmen wird dadurch erheblich unterstützt.
Die elektronische Speicherung erlaubt zudem, Dokumentsammlungen auf CD-ROM an Vertriebsmitarbeiter oder andere Geschäftsstellen zu versenden. Falls der Speicherplatz begrenzt ist, kann auch eine automatische Auslagerung von Daten auf kostengünstigere Medien wie CD-ROM erfolgen. Für diese so genannte Migration können zum Beispiel ältere oder andere Dokumente, die nicht im alltäglichen Zugriff stehen müssen, an anderer Stelle archiviert werden.
Unternehmen können mit modernen DMS-Lösungen den gesamten „Lebenszyklus“ ihrer Dokumente optimieren. Mit zahlreichen Funktionen unterstützen viele DMS-Anwendungen neben Ablage, Suche und Verteilung bereits die Erstellung und Freigabe neuer Dokumente. Beispielsweise durch die Verfolgung und Dokumentation der diversen Versionen eines Dokumentes bis zur Freigabe (Versions-Management).
Mieten statt kaufen
Inzwischen gibt es auch Anbieter wie Datronic, die auf Mietbasis Unternehmen die Archivierung ihrer Dateien via Internet im Rechenzentrum des Dienstleister zur Verfügung stellen. Dabei kann von diesen Application Service Providern (ASP) sogar die Aufbereitung der Dokumente zur Archivierung übernommen werden. Dazu gehören sowohl die Konvertierung in das Langzeitformat PDF als auch die Komprimierung und Verschlüsselung der Dokumente für eine optimale Datenübertragung.
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