Tatsache ist, dass E-Business-Technologien die Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst automatisieren und beschleunigen können. Wo früher Informationen teuer und aufwändig über Telefon, Fax oder Post übermittelt werden mussten, lassen sich heute Daten einfach über das Internet anfordern oder versenden. Auf diese Weise sind Vertriebsmitarbeiter immer auf dem gleichen Informationsstand wie die Zentrale - und das ohne großen Aufwand.
So kann beispielsweise schon heute zu relativ niedrigen Kosten von rund 10.000 Euro eine Lösung umgesetzt werden, die es Vertretern erlaubt, den aktuellen Produktbestand der Zentraldatenbank tagesaktuell auf ihren Laptop zu laden. Über entsprechende Schnittstellen wird webbasiert der Datenabgleich vorgenommen - ähnlich wie man zum Beispiel die Adressdaten und Termine eines Firmenrechners über ein USB-Kabel mit einem PDA (Organizer) abgleicht.
Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn ein Vertreter dem Kunden vor Ort sagen soll, ob entsprechende Artikel gerade lieferbar sind beziehungsweise wann sie wieder lieferbar sein werden. Früher musste er dazu erst telefonisch in der Zentrale nachfragen - und seinen Ansprechpartner auch sofort erreichen. Das war aber vor allem dann schwierig, wenn der Vertriebspartner aus dem Ausland stammte und zu anderen Zeiten arbeitete als die Zentrale selbst. Für manche Geschäftsbeziehungen ist auch die Abfrage entsprechender Lagerbestände in Echtzeit interessant. Auch dies ist mittlerweile möglich, wenn auch etwas aufwändiger, da sie über mobile Internetverbindungen realisiert werden muss.
Internet-Technologien optimieren die Datenerfassung
Ebenfalls eine Arbeitserleichterung bedeutet es für eine Unternehmenszentrale, wenn Vertreter ihre abgeschlossenen Verträge selbst in eine zentrale Datenbank einpflegen und nicht per Post oder Fax an die Zentrale schicken. Dies kann im einfachsten Fall durch eine Web-Schnittstelle ermöglicht werden. Der Außendienstmitarbeiter wählt eine entsprechende Internet-Adresse an, weist sich mit Nutzernamen und Kennwort als berechtigter Nutzer aus und pflegt dann die Daten in das System ein.
Neben der Zeitersparnis für die Zentrale hat diese Methode auch den Vorteil, dass bei der Dateneingabe wesentlich weniger Fehler gemacht werden, als wenn beispielsweise ein Mitarbeiter der Zentrale die Handschrift des Vertreters mühsam entziffern muss.
Virtual Private Networks erlauben standortunabhängigen Software-Zugriff
Aber auch wesentlich komplexere Anwendungen sind heute schon realisierbar. So können beispielsweise Vertreter mit einem PDA, der mit einem Barcode-Leser ausgestattet ist, die Lagerbestände ihrer Kunden erfassen, automatisch ermitteln lassen, welche Produkte nachbestellt werden müssen und die Bestellung noch beim Kunden an die Zentrale übermitteln, die sofort die Lieferung veranlasst.
Über sogenannte Virtual Private Networks (VPNs) haben Vertriebsbüros über das Internet den gleichen Zugriff auf Software-Anwendungen eines Unternehmens, als wenn sie direkt vor Ort sitzen würden. Ähnlich wie ein Local Area Network (LAN) gewährleisten VPNs die Vernetzung von Clients - unabhängig von ihrer Entfernung zueinander. Der Rechner des Außendienst-Mitarbeiters baut dabei via Internet einen sogenannten Tunnel zum Server in der Zentrale auf – eine verschlüsselte Verbindung. In der Zentrale mündet dieser Tunnel in einen sogenannten VPN-Konzentrator – eine Software oder Hardware-Box, die dem Benutzer in der Ferne den vollen Zugriff auf das firmeninterne Netz erlaubt. Die Preise für solche Systeme beginnen bei wenigen hundert Euro – mit zunehmender Bandbreite und Zahl möglicher Tunnels steigen auch die Kosten.
Gegenüber herkömmlichen Lösungen mit Stand- oder Einwählleitungen bieten VPNs den Vorteil der großen Flexibilität. Überall, wo ein Internetanschluss verfügbar ist, lässt sich auch ein VPN einsetzen. Per Analogmodem, ISDN oder DSL – aber auch über mobile Netz-Verbindungen.
Mobilfunknetze werden langsam schneller
Wer mit Notebook, PDA oder Handy unterwegs aufs Internet und damit auf ein VPN zugreifen will, hat inzwischen eine ganze Reihe von Wahlmöglichkeiten. Der alte GSM-Standard der Mobilfunknetze bietet mit 9600 Bit pro Sekunde eine Geschwindigkeit, die gerade einmal für kurze Textnachrichten brauchbar ist. Noch vor der Einführung von UMTS, der dritten Generation des Mobilfunks, beschleunigen GPRS (General Packet Radio Service) und HSCSD (High Speed Circuit Swiched Data) die Datenübertragung – allerdings auf unterschiedliche Weise.
HSCSD nutzt zur Steigerung der Übertragungskapazität das Verfahren der Kanalbündelung - dem Nutzer werden gleich mehrere GSM-Kanäle zugewiesen. Bei der maximal möglichen Nutzung von vier Zeitschlitzen liegt die Datenrate zwischen 38400 und 57600 Bit pro Sekunde – immerhin fast so schnell wie ISDN. Bei GPRS liegt die theoretische Maximalgeschwindigkeit weit höher, in der Praxis sind jedoch ähnliche Werte wie mit HSCSD erreichbar. Der Unterschied: GPRS arbeitet paketorientiert, die Abrechnung erfolgt nicht nach der Verbindungsdauer, sondern nach der Menge der übertragenen Daten. Das erlaubt es dem Nutzer, ständig online zu sein, so dass ihn Mitteilungen aus der Zentrale jederzeit erreichen können. Zur Übertragung großer Datenmengen empfiehlt sich dagegen aus Kostengründen HSCSD.
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