Personalabrechnung, Kundendatei, Lagerhaltung, Rechnungsstellung, Angebotsverwaltung, Materialwirtschaft, Einkauf und Produktionssteuerung: Überall ist elektronische Datenverarbeitung im Einsatz. Dies gilt umso mehr im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens: dieses umfasst Finanzbuchhaltung und Geschäftsbuchhaltung (für Vorgänge die nach außen wirksam sind) sowie Kostenrechnung und Betriebsbuchhaltung (für innerbetriebliche Vorgänge). Ohne unterstützenden Softwareeinsatz sind diese Tätigkeiten heutzutage undenkbar.
Um nicht für jeden dieser eng verknüpften Vorgänge eigene Software einsetzen zu müssen, bietet betriebswirtschaftliche Standardsoftware hier ein Komplettpaket: Sie integriert zumeist Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Fakturierung und Einkauf.
Gerade für mittelständische Unternehmen eignet sich für diesen Zweck der Einsatz von standardisierten Produkten, die häufig wiederum von mittelständischen Softwarehäusern erstellt wurden. Diese bieten im Komplettpaket einen großen Leistungsumfang und sind meist deutlich günstiger als die Produkte der großen Hersteller.
Die Vorteile betriebswirtschaftlicher Standardsoftware
Die Vorteile des Softwareeinsatzes liegen auf der Hand: Routineaufgaben effektiv und zeitsparend erledigen. Schnell und gezielt auf entscheidende Informationen zugreifen. Einen breiten Funktionsumfang nutzen, ohne erst komplexe Bedienfunktionen erlernen zu müssen.
Software im Bereich des Finanz- und Personalwesens muss vor allem intuitiv sein, fehlerhafte Eingaben erkennen und jedem Mitarbeiter genau die für seine Aufgabe entscheidende Funktionalität bieten. Damit nüchterne Daten zu nützlichen Informationen werden und Entscheidungen aufgrund konkreter Fakten erfolgen. Ein weiterer wichtiger Faktor: Software für das Finanz- und Personalwesen muss immer wieder an veränderte Situationen und die aktuellen gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen angepasst werden
Umfassende Unterstützung für das betriebliche Rechnungswesen
Gerade für Unternehmen mittlerer Größe, die bereits eine erhebliche Zahl von Buchungen und Geschäftsvorfällen zu verwalten haben, bietet Finanzsoftware umfassende Unterstützung. Häufig sind die Produkte modular aufgebaut, wie beispielsweise das Produkt "SBS Rewe" der Firma SBS Software. SBS erstellt seit 25 Jahren betriebswirtschaftliche Standardsoftware und entsprechend vielfältig stellt sich das Produkt dar. Einzelne Module unterstützen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung, Kassenbuch, bis hin zur Warenwirtschaft und Kunden- und Angebotsverwaltung. So werden beispielsweise Geschäftsvorgänge wie Erfassung von Buchungen in verschiedenen Buchungskreisen ermöglicht. Weitere Funktionen sind die Neuanlage von Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten während der Erfassung. Das System unterstützt den Benutzer durch Abbildung des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens, wie z.B. der Definition von Kostenkreisen, Kostenstellen und Kostenträgern. Und damit sind nur einige der zahlreichen Funktionalitäten genannt.
Allen Systemen gemeinsam ist, dass sie Vorteile für die Steuerung des Unternehmens bieten: So können relevante Geschäftsvorfälle sofort (z.T. online) in die Finanzbuchhaltung aufgenommen werden. Damit ergeben sich Möglichkeiten für ein steuerndes Finanzmanagement, das nicht nur eine rückblickende Buchhaltung, sondern verschiedene Aspekte des Finanzwesens und des Controllings berücksichtigt. Nur eine systematische Kostenrechnung hilft, die Kostentreiber im Unternehmen zu identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten. Ein sorgfältiger Kostenplan ermöglicht, die Liquidität des Unternehmens im Griff zu halten.
Welches System für welchen Bedarf?
Der Markt für betriebliche Standardsoftware ist groß. Die Produktpalette reicht von Basisapplikationen, die als Komplettpaket installiert werden, über spezielle Branchenlösungen bis hin zu komplexen Lösungen, deren Einführung mit erheblichem Aufwand für die Einrichtung und die Benutzerschulung verbunden ist.
Eine Vielzahl mittlerer und kleiner spezialisierter Anbieter sowie in jüngster Zeit auch verstärkt große Softwarehäuser konkurrieren um die Gunst mittelständischer Unternehmen. SAP – der Marktführer für ERP-Systeme für große Unternehmen – bietet mit "Business One" eine Lösung an, die sich an kleine Unternehmen richtet. Und auch mit Microsoft, das den bekannten ERP-Anbieter Navision übernommen hat, tritt eine weitere Großmacht in den Wettbewerb um Mittelstandskunden ein.
Dagegen gibt es für kleine Unternehmen preisgünstige Finanzsoftware im Komplettpaket, beispielsweise von den Firmen Lexware oder Sage KHK, mit der die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe dargestellt werden können.
Im klassischen Mittelstand – hier mit einer angenommenen Umsatzzahl von mindestens 1 Mio Euro sind die Lösungen bereits deutlich differenzierter. Dies ist die Unternehmensgröße, in der es bereits darauf ankommt, komplexere Informationen und größere Informationsmengen zu bewältigen. Integrierte betriebliche Standardsoftware stellt hier das Herzstück der im Unternehmen eingesetzten Software dar.
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