Gerade die Suche nach passenden Produkten soll die elektronische Beschaffung oder E-Procurement Zeit und Kosten sparend unterstützen. Zentrales Element dafür ist die Bereitstellung von Informationen zu den Produkten in elektronischen Katalogen. Der Katalogkomponente kommt nach Erkenntnissen von PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung (inzwischen IBM Global Services) bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung von E-Procurement-Lösungen eine Schlüsselrolle zu. „Zwar erhöht ein leistungsfähiges Katalogsystem den Investitionsaufwand. Durch eine umfangreiche Planung und eine anschließende kritische Auswahl der Software-Lösung können jedoch die laufenden Betriebskosten weitgehend minimiert werden“, so die Berater in ihrer Studie „Wegweiser Katalogmanagement“.
Hinterlegt werden in elektronischen Katalog-Systemen Daten wie Produktbezeichnung, Bestellnummer, Mengeneinheiten, Kurzbeschreibung, Preisangaben und die passende Produktkategorie. Den Vertrieb unterstützen zudem Katalogtexte, Abbildungen, technische Merkmale, Maßzeichnungen oder Fotos. Elektronische Kataloge werden aktuell in folgenden Varianten eingesetzt:
- CD-ROM oder DVD: Präsentation der Produkte und relevanten Informationen in HTML, PDF- oder proprietärem FormatProduktangebot im E-Commerce (Online-Shops)Produktkatalog in E-Procurement-Lösungen oder elektronischen Marktplätzen
Eine Quelle für viele Gesichter
Ein vollständiger Umstieg auf elektronische Medien findet selten statt. Kataloge in Papierform werden neben neuen Medien wie CD-ROMs oder DVDs weiter angeboten. Auch wenn das Produktangebot in Online-Shops oder auf elektronischen Marktplätzen angeboten wird, fallen etablierte Medien selten vollständig weg. Daher sind Lösungen gefragt, die den unterschiedlichen Präsentationsanforderungen gerecht werden. Die Abbildung der gleichen Informationen einer zentralen Quelle in verschiedenen Medienformaten wird als Crossmedia Publishing bezeichnet.
Dazu werden die Angaben zu den Produkten in einer Datenbank so gespeichert, dass sie keine medienspezifischen Informationen tragen und somit medienneutral sind. Aus dieser Datenbasis bedienen sich Anwendungen, um die Informationen in zuvor definierte Katalogvarianten umzusetzen. Diese zentrale Bereitstellung der Daten verringert Aufwände und Fehleranfälligkeiten, wenn Änderungen in Preis, Produktdarstellung oder –funktionalität für parallele Medien nachgezogen werden müssen.
Vorteile elektronischer Kataloge
Gedruckte Kataloge sind teuer in Herstellung, Produktion und Distribution. Aufgrund der langen Produktionszyklen sind die enthaltenen Informationen nur kurze Zeit aktuell und kaum veränderbar. Individuelle Zuschnitte der gedruckten Kataloge sind mit Zusatzaufwand und -kosten verbunden. Da es keinen direkten Rückkanal gibt, sind Bestellungen oder Rückmeldungen der Kunden nur mit Medienbrüchen möglich.
Anders dagegen elektronische Kataloge: Mit hoher Aktualität können hier quasi unbegrenzt Kunden und Interessenten erreicht werden. Interaktive Funktionen, individuelle Profile und komplexe Suchanfragen können den Kunden mit verhältnismäßig geringem Aufwand zur Verfügung gestellt werden. Die Präsentation der Produkte und die Interaktion des Nutzers wie Rückfragen stellen oder eine Bestellung aufgeben können in einem Medium stattfinden.
Mit der Einführung von elektronischen Katalogen werden daher folgende Erwartungen verknüpft:
Kürzere Produktionszeiten von ProduktkatalogenDirekter und individualisierbarer Kontakt zum KundenBestell-Möglichkeit ohne MedienbruchSynergie-Effekte durch medienneutrales Produzieren („Crossmedia Publishing“)Reduzierung des PflegeaufwandesVereinfachte Bereitstellung von einheitlichen Produktinformationen mit hoher AktualitätKostengünstige Erweiterung des Geschäftsfeldes auf neue Märkte („Globale Präsenz“)
Verschiedene Varianten
Je nachdem, wo ein elektronischer Katalog erstellt und gepflegt wird, werden drei Varianten unterschieden, die in der Praxis häufig gemischt eingesetzt werden:Interner Katalog beim KäuferExterner Katalog beim LieferantenKatalog beim Content Provider
Interner Katalog beim Käufer
Der Einkauf eines Unternehmens führt die diversen Lieferanten-Daten zu den Produkten in einem Katalog für das Intranet zusammen und pflegt den Bestand. Die Einkaufsprozesse können verschlankt werden, da Lieferanten, Produkte, Preise und Lieferantenkonditionen bei der Erfassung im internen Katalog vom Einkauf freigegeben werden. Diese Variante ist sowohl kostenintensiv als auch zeitaufwändig, und es muss Personal für die Datenerfassung und Pflege beschäftigt werden. Dieser Katalog liefert zudem keine Informationen über die aktuelle Verfügbarkeit und voraussichtliche Lieferzeiten.
Externer Katalog beim Lieferanten
Der externe Katalog dagegen wird vom Lieferanten gepflegt und dem Einkauf zur Automatisierung des Einkaufsprozesses über das Internet zur Verfügung gestellt. Kunden erhalten so stets aktuelle Informationen des Lieferanten und benötigen keine internen Ressourcen zur Bereitstellung. Sie können jedoch auch keine internen Informationen zu den Produkten anfügen. Der Zugriff ist abhängig von der Verfügbarkeit des Internets und muss sich der Struktur des angebotenen Kataloges anpassen.
Katalog beim Content Provider
Betreiber eines elektronischen Marktplatzes integrieren als Content Provider oder auch Catalogue Content Reseller die Produktinformationen von unterschiedlichen Lieferanten zu so genannten Multi-Supplier-Katalogen. Auch hier greift das Unternehmen kostengünstig über das Internet auf die Daten zu und muss keine internen Ressourcen binden. Die angebotenen Produkte sind einfach vergleichbar und werden mit einheitlicher Oberfläche und Struktur präsentiert. Neben der Abhängigkeit vom Internet-Zugang und der gegebenen Katalogstruktur kommt hier noch hinzu, dass die Auswahl der Lieferanten vom Betreiber des elektronischen Marktplatzes getroffen wird.
CD-ROMs auch weiterhin wichtig
Dienstleister sehen trotz der zunehmenden Produktpräsentationen im Internet die interaktive Disk - in Form von CD oder DVD - als immer noch konkurrenzfähig an, um Kataloge und andere gezielte Informationen an den Kunden zu bringen. Denn eine Website kann man nicht anfassen. Die CD dagegen bleibt beim Kunden und kann in die Hand genommen werden. Zudem ist sie zuverlässiger und unabhängiger als das Internet und kann wie eine Visitenkarte beim Besuch übergeben werden.
Immer ist an die tatsächliche Ausstattung des Kundenkreises in punkto Rechner und Internet-Anbindung zu denken. Viele Firmen verfügen über Modem- oder ISDN-Zugänge ins Internet. Da verbleiben CD-ROM oder DVD als Medium mit größerer Datenübertragungs-Geschwindigkeit im Einsatz.
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