Wer braucht was?
Welche Büro-Hardware über den reinen Computer-Arbeitsplatz hinaus benötigt wird, hängt stark von der jeweiligen Nutzung ab. Pauschal kann da niemand Empfehlungen geben, eine genaue individuelle Planung muss gemacht werden. Dabei ist es zu kurz gedacht, wenn der Status quo allein betrachtet wird. Die Erfahrung zeigt, dass die mit neuen Geräten gelieferten Möglichkeiten schneller als gedacht zur Routine werden. Steht durch einen Tintenstrahldrucker zum Beispiel der Farbausdruck zur Verfügung, werden Dokumente gerne auch bunt gedruckt. Der bei der Anschaffung gering angesetzte Farbdruck schnellt in die Höhe, was bei einem Tintenstrahldrucker durchaus teuer werden kann.
So funktionieren die Bürohelfer
Die Erläuterung der technologischen Unterschiede hilft zu verstehen, welche Faktoren eine Lösung wirtschaftlich machen. So werden auch die Leistungsmerkmale der Geräteanbieter verständlicher, die zusammen mit den Verbrauchsdaten und -kosten die jeweilige Entscheidung transparenter machen.
Kopierer sind Geräte zur Vervielfältigung von Dokumenten. Das Fotokopierverfahren - genannt Xerographie - basiert auf der elektrischen Übertragung der Originalvorlage durch die Reflektion einer beweglichen Lichtquelle und eine Serie von Spiegeln auf eine elektrisch geladene, rotierende Trommeleinheit. Den an den durch den Lichtstrahl entladenen Stellen der Bildtrommel haftet Toner an, der dann auf Papier übertragen und durch kurzzeitige Erhitzung fixiert wird.
Analogkopierer müssen diesen Abtastvorgang für jede anzufertigende Kopie wiederholen. Digitalkopierer erfassen die Vorlage genau einmal, die Kopien werden direkt aus dem hier vorhandenen Arbeitsspeicher erzeugt. Einige Modelle der digitalen Kopierer können direkt in das Unternehmensnetzwerk integriert werden und wie ein Laserdrucker angesprochen werden. Aufgrund der großen Ausstattungsunterschiede besteht eine enorme Bandbreite an Preisen und Leasingmodellen.
Faxgeräte übertragen schriftliche oder grafische Vorlagen über das internationale Telefonnetz - ein Internetanschluss ist nicht erforderlich. Der Übertragungsweg wird als sehr sicher eingestuft. Zum Faxversand wird die Vorlage fotoelektronisch in Rasterpunkte umgewandelt, die dann als elektrische Signale übertragen werden. Auf der Empfangsseite wandelt ein zweites Faxgerät die Signale in eine originalgetreue Fernkopie um.
Faxgeräte werden in diversen Ausführungen angeboten und arbeiten mit drei verschiedenen Ausgabetechniken: Thermo-, Tintenstrahl- und Laserdruck. Entsprechend reicht die Preisspanne von 150 bis weit über 1.000 Euro. Die Handhabung mit dem aufgerollten Papier und die mangelnde Haltbarkeit der Ausdrucke sprechen gegen einen professionellen Einsatz von Thermopapier-Faxgeräten. Für Tintenstrahlfaxgeräte werden Seitenpreise von ungefähr sechs Cent angegeben, beim Laserdruck nur ein bis zwei Cent. Computer können mit Fax-Software und Modem ebenfalls Faxnachrichten versenden und empfangen.
Matrix- oder Nadeldrucker sind sehr robust, drucken schnell und zeichnen sich durch extrem günstige Verbrauchskosten aus. Der Druckkopf dieser Drucker ist mit einer bestimmten Anzahl Nadeln (9, 18, 24 u. a.) bestückt und fährt vor der Papierfläche hin und her. Die einzelnen Zeichen werden durch entsprechend herausbewegte Nadeln erzeugt, die das Farbband auf das Papier drücken.
Mit Matrixdruckern werden Dokumente gedruckt, die in mehreren Durchschlägen erforderlich sind wie Lieferscheine, Rechungen oder Formulare. In einem Arbeitsgang bedrucken Matrixdrucker sämtliche Durchschlagsseiten von Formularsätzen. Aufgrund ihres hohen Lärmpegels beim Drucken sowie der geringen Druckqualität sind Nadeldrucker keine Lösung für den alltäglichen Ausdruck am Arbeitsplatz im Büro.
Tintenstrahldrucker drucken farbig und in guter Qualität. Die Druckköpfe von Tintenstrahldruckern besitzen Mikrodüsen, durch die winzige Tröpfchen Tinte zeilenweise auf das Papier gespritzt werden. Weil der Druckkopf das Papier nicht berührt, sind diese Drucker sehr leise. Die farbige Tinte (meist Cyan, Gelb, Magenta und Schwarz) befindet sich in Tintenpatronen, die über ein Leitungssystem mit dem Druckkopf verbunden sind. Das gesamte Farbspektrum wird durch Rasterung erzeugt. Die Farbpunkte aus den Primärfarben der Kartuschen werden dazu auf dem Papier so dicht aneinander gesetzt, dass das menschliche Auge die Einzelpunkte nicht mehr erkennt und die Mischung aus den Farben sieht.
Tintenstrahldrucker gibt es zu Preisen, die deutlich unter 100 Euro liegen. Teuer wird der farbige Ausdruck durch die Verbrauchsmaterialien. Der Preis für Original-Tintenpatronen ist sehr hoch. Die Druckqualität der verschiedenen Geräte ist vergleichbar, wesentliche Unterschiede bestehen neben den Tintenkosten in der Druckgeschwindigkeit. Wichtig: Die erzeugten Dokumente des Tintenstrahldruckers sind nicht licht- und wasserfest.
Laserdrucker sind ursprünglich aus Fotokopierern weiterentwickelt worden. Statt der zeilenweisen Verarbeitung der vom Computer gesendeten Informationen bereiten Laserdrucker jeweils komplette Seiten zum Druck vor. Daher benötigen diese Drucker einen eingebauten Arbeitsspeicher zur Verarbeitung der Daten. Statt der abgetasteten Vorlage im Kopierer wird im Laserdrucker die zu druckende Seite Punkt für Punkt auf einer rotierenden Bildtrommel abgebildet. Der Drucker steuert dazu die Ablenkung eines Laserstrahls, damit sein Licht auf der Bildtrommel punktuelle Entladungen herbeiführt.
Nur an diesen entladenen Stellen kann dann der Toner haften, der auf das Papier gedrückt wird. Das Papier wird sodann durch eine beheizte Fixiereinheit geführt, damit der harzhaltige Toner schmilzt und dauerhaft anhaftet. Unter den Laserdruckern gibt es auch LED-Drucker, die statt einer Laserdiode eine Zeile mit vielen Tausend LEDs (Light Emitting Diods) zur Belichtung der Bildtrommel einsetzen. Dieses System umfasst gegenüber dem Laserdrucker weniger Bauteile, daher können die Geräte sehr kompakt gebaut werden. Das Drucken erfolgt sehr schnell und leise. Einsteigergeräte fürs Büro sind bereits für wenige hundert Euro zu haben.
Farb-Laserdrucker arbeiten die prinzipiell genauso wie ein Schwarzweiß-Laserdrucker. Allerdings wird die Trommel nacheinander mit den Grundfarben beschichtet, um eine breite Palette an Mischfarben zu erzeugen. Genau wie die Schwarzweiß-Laserdrucker weisen die Farb-Laserdrucker eine hohe Druckgeschwindigkeit auf. Dem gegenüber stehen die hohen Anschaffungskosten, die knapp unter 1.000 Euro beginnen.
Scanner dienen der digitalen Erfassung von Papiervorlagen und können die Nutzung von Computer und Drucker deutlich erweitern. Das typische Einzelgerät für das Büro ist der Flachbett-Scanner. Zeitschriften, Dokumente oder Bücher werden auf das Vorlagenglas gelegt und von oben bis unten mit der starken Leuchtquelle des Gerätes bestrahlt. Je nach Helligkeit der Stelle auf dem Papier wird das Licht stärker oder schwächer reflektiert. Die Lichtintensität der Reflektion wird gemessen, in Spannung und dann in digitale Daten gewandelt. Die Fax-Software erzeugt aus diesen Daten ein digitales Abbild der Vorlage.
Damit der Text eines gescannten Briefes zum Beispiel digital verarbeitet werden kann, muss das eingelesene Bild mit einer Texterkennungs-Software (Optical Character Recognition, OCR) bearbeitet werden. Sind im Unternehmen zahlreiche Papierdokumente wie Verträge regelmäßig elektronisch zu archivieren, lohnt die Ausrüstung des Flachbett-Scanners mit einem Aufsatz, der mehrere Blätter automatisch einzieht. Komfortable Scanner bieten zusätzliche Bedientasten: So können zum Beispiel rasch Kopien des aufgelegten Dokumentes mit Computer und Drucker erzeugt werden. Oder per Knopfdruck am Scanner werden die Scan- oder Fax-Software im Computer gestartet. Gute Scanner kosten zwischen 150 und 540 Euro.
Multifunktionsgeräte – so genannte All-In-One-Produkte - vereinen die Funktionen Drucken, Faxen, Kopieren und Scannen in einem kompakten Gerät. Inzwischen sind die Kombigeräte deutlich günstiger geworden. Zugleich vereinfachen sie durchaus die Handhabung, da für die diversen Gerätefunktionen eine einheitliche Bedienoberfläche eines Geräteherstellers genutzt wird. Es gibt Tintenstrahl- oder Laserdrucker-Modelle.
Netzwerkdrucker sind keine eigene Gerätefamilie sondern vielmehr Modelle, die direkt in das Firmennetzwerk integriert werden können. Ausgestattet mit einer internen Netzwerkkarte erhalten die Drucker eine eigene Neztkennung (IP-Adresse), damit sie von anderen Teilnehmern im Netzwerk identifiziert und genutzt werden können. So können die Volumenleistungen von Druckern gut ausgenutzt werden. Insbesondere vereinfachen Netzwerkdrucker die Kontrolle des betrieblichen erzeugten Druckvolumens sowie die zentrale Erfassung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien.
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