Ein prominentes Beispiel für misslungenes IT-Projektmanagement ist ganz offenkundig die Online-Stellenbörse der Bundesanstalt für Arbeit. Anstelle der ursprünglich kalkulierten 65 Millionen Euro soll das Projekt jetzt 125 Millionen Euro Kosten. Hinzu kämen weitere interne Kosten in Höhe von rund 40 Millionen Euro, die die Projektverantwortlichen bislang nicht berücksichtigten. Doch auch wenn Medienvertreter und Steuerzahler hier verständnislos den Kopf schütteln: Auch in anderen deutschen Unternehmen ist es häufig eher die Regel als die Ausnahme, dass IT-Projekte Zeit- und Kostenrahmen sprengen. Zwar ist das Kostenbewusstsein bei den Budgetverantwortlichen insgesamt gestiegen, für eine realistische Budgetierung von Online-Projekten reicht es jedoch nach wie vor nicht aus. Die Tatsache, dass es in vielen Unternehmen unterschiedliche Zuständigkeiten für Implementierungs- und Betriebskosten gibt, führt dazu, dass Betriebskosten oft falsch eingeschätzt werden.
Dementsprechend häufig tappen Unternehmen immer noch in die Kostenfalle. Denn die Betriebskosten können sich - je nach Projektart und -umfang - zu einem Vielfachen der Implementierungskosten summieren. Vor allem Content-getriebene Newssites oder Magazine verursachen genauso wie sicherheitskritische, transaktionslastige Sites wie beispielsweise Marktplätze, Banken oder Online-Börsen hohe Betriebskosten.
Welche Websites besonders anfällig für Folgekosten sind
Wie hoch die Folgekosten einzelner Online-Projekte sind, hängt von der Art der Projekte ab. Welchen Anforderungen muss beispielsweise eine Website standhalten? Gibt es etwa im Handel regelmäßige saisonale Aktionen (z.B. Promotions zum Valtentinstag und zu Ostern) oder bleibt manche Site über das Jahr hinweg so bestehen? Und wie viel Know-how und Manpower sind beim Unternehmen selbst vorhanden: Müssen Bereiche an Dienstleister ausgelagert oder alternativ inhouse neue Strukturen aufgebaut werden? Beruhigend für den Mittelstand: Es sind vor allem solch große Marken-Websites und Online-Shops, bei denen noch einmal 50 bis 100 Prozent der Implementierungskosten jährlich in die Betriebskosten gesteckt werden müssen.
Bei einem Drei-Jahres-Projekt müssen beispielsweise bei einem Online-Shop mehr als 60 Prozent der Entwicklungskosten für Wartung ausgegeben werden, schätzt Christoph Kappes, Geschäftsführer des Hamburger Internet-Dienstleisters Xplain. "Bei einem durchschnittlichen Tagessatz von 850 Euro belaufen sich die Kosten für drei Personentage Pflege im Monat in drei Jahren auf rund 100.000 Euro", rechnet Kappes. Dabei geht es dann meist "nur um ganz normale Probleme", die beim Upgrade von Minor auf Major Releases entstehen. Nicht eingerechnet in den Kosten für diesen Entwickler ist die Zeit, die er zur Behebung größerer Änderungen benötigt. Ebenfalls noch nicht in der Rechnung enthalten sind Kosten für die Infrastruktur, wie beispielsweise das Leasing teurer Geräte und Traffic sowie Budget für Marketingsonderaktionen, wie Aktions-Sites zu Weihnachten. "Dafür kann man getrost noch mal 100.000 Euro einrechnen - konservativ geschätzt", gibt Kappes zu bedenken.
Wenn sich dann dank einer gelungenen Marketingaktion die Besucherzahl der Website verdreifacht, steht oft der nächste zumeist nicht einkalkulierte Investitionssprung bevor, beispielsweise für neue Server oder ein Load-Balancing-System. Denn oft gehen die IT-Systeme unter dem plötzlichen Ansturm in die Knie. Risikoszenarien für Krisenfälle sind zwar oft vorhanden. Bei unerwartetem Erfolg werden aber viele Unternehmen von den zusätzlichen Kosten überrascht, da keine klare Planung für den Erfolgsfall existiert. Solche Fehlkalkulationen mögen sich bei Shopsystemen vielleicht nicht so dramatisch auswirken, weil ja auch mehr Umsatz generiert wird, aber bei Geschäftsmodellen mit Anzeigen als Umsatzträger sieht das schon ganz anders aus. Insgesamt liegen Marketing-/Image-Sites mit wenig dynamischem Content in den Betriebskosten deutlich niedriger, ebenso wie kleinere Online-Projekte, bei denen sich die Betriebskosten - beispielsweise durch Einsatz eines Contentmanagement-Systems - auf ein Minimum zurückfahren lassen.
Strategie- und Partnerwechsel können teuer werden
Potenziell erhöht sich die Gefahr bei zunehmender Anzahl der Schnittstellen zu Partnern, ob nun innerhalb des Unternehmens oder extern: Briefings und Einarbeitungszeiten verursachen bei neuen Partnerschaften Kosten, die die beteiligten Unternehmen bei der Kalkulation oft nicht berücksichtigen. Auch vermeintlich Nebensächliches verursacht oft ungeahnte Kosten, wie beispielsweise die Verwendung einer nicht eindeutigen oder schwierigen Sprache in den Verträgen mit Externen, die zu Reibungsverlusten und damit verbundenen Kosten führen kann oder Personalwechsel auf einer Seite des Projektes oder des Betriebes. Auch werden oft die Kosten für Outsourcing vergessen, wenn der Kunde festgestellt hat, dass der Betrieb intern zu teuer, kompliziert etc. wird.
Nicht zuletzt verschlingen auch immer wieder Strategiewechsel durch unsaubere oder fehlende Strategieplanung im Vorfeld enorme und vor allem unvorhergesehene Summen. Schon bei der Definition der Zielgruppe - einem wesentlichen Bestandteil der strategischen Projektplanung - ist die Abgrenzung oft unsauber. Darüber hinaus überlegen sich viele Unternehmen nicht, was nach dem Launch einer Websites noch kommen soll: Wird das Internet auch künftig lediglich als reine Unternehmenspräsentation genutzt oder sollen über Inter-, Intra- und Extranets Geschäftsprozesse betrieben werden, in Internet-Shops Produkte verkauft werden oder CRM- und Supply Chain Management-Lösungen eingeführt werden? Wer dies frühzeitig überlegt, kann Projekte schon so anlegen, dass sie für die Zukunft vorbereitet sind, statt hinterher teuer nachzurüsten.
„Huschhusch“ verursacht Kosten
Um Kosten zu senken, streichen Unternehmen häufig die Fristen für die Projekte zusammen. Die Maßnahme hat sich jedoch kontraproduktiv ausgewirkt: "Manche Projekte wurden schon mit einem Fertigstellungsgrad von 80 bis 90 Prozent freigeschaltet", hat Schuhmacher beobachtet. Als Folge wurden die restlichen zehn bis 20 Prozent im laufenden Betrieb nachgebaut und erhöhten so dessen Kosten.
Muss am Ende alles "Huschhusch" gehen, bleibt auch nicht genug Zeit für die Einarbeitung der für die Wartung zuständigen Mitarbeiter. Die Freischaltung erfolgt in Hektik, die Einweisung des Pflegepersonals durch die Projektteams ist unzureichend oder fällt sogar ganz weg. Die Konsequenz: Das Wartungspersonal ist überfordert mit dem neuen Produkt - der erfolgreiche Einsatz ist damit in Gefahr.
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