Geschaffen hat die Voraussetzung für diese moderne Form des Personal-Managements das Internet. Nicht länger schlummern Informationen zwischen den Pappdeckeln von Aktenordnern. Vielmehr haben alle Mitarbeiter durch die zentrale, digitale Ablage von Dateien Zugriff auf Urlaubsanträge, Reisekosten, Stammdaten oder Sachmittelverwaltung. Employee Self Service heißt im Fachjargon der neue Trend im Personal-Management. Dabei ist noch nicht einmal die Einrichtung eines kompletten Intranets von Nöten: Viele Anbieter haben browser-basierte Client-Server-Lösungen im Programm, die diese Funktionen erfüllen – und das zu verhältnismäßig geringen Kosten: Ab 2,20 Euro pro Mitarbeiter und Monat steht beispielsweise das Tool von HR-Works auf Mietbasis zur Verfügung. Die Investitionen lassen sich schnell amortisieren, wie Unternehmensberater Dieter Eck vorrechnet: Ein Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern kann durch den Einsatz von Employee Self Service-Lösungen pro Jahr 137.000 Euro sparen (siehe Hintergrund).
Stechuhr ade
Auch in der Arbeitszeiterfassung bieten internet-basierte Lösungen neue Möglichkeiten. Mitarbeiter müssen nicht länger zur Stechuhr pilgern, um ihren Stundenzettel abzustempeln. Stattdessen geben sie über eine Internet-Schnittstelle ihre Arbeitszeiten vom Arbeitsplatz aus selbst ein. Das erleichtert nicht nur den Mitarbeitern das Leben, auch die Personalabteilung kann ihre Arbeitszeit effektiver nutzen, als Über- und Minusstunden der Mitarbeiter händisch zu erfassen.
Und wenn man nicht am Arbeitsplatz sitzt? Mobile Zeiterfassungslösungen erlauben es jetzt auch Außendienstmitarbeitern, ihre Arbeitszeiten detailliert zu erfassen: So gibt es Lösungen, bei denen das Handy oder der PDA die Stempeluhr im Unternehmen ersetzt. Die Außendienstler geben ihre Arbeitsanfangs- und Endzeit einfach in eine Eingabemaske im Handy ein und übertragen sie mobil an die Zentrale. Diese kann über GPS den Mitarbeiter orten und somit die Angabe überprüfen. Auch Mitarbeiterausfälle können automatisch erkannt werden. Die Zeit, um Ersatz zu beschaffen, verkürzt sich.
Kostenfreie Zeiterfassung auf Open Source-Basis
Für Handwerker steht unter www.open-craft.org sogar eine lizenzfreie Lösung auf Open-Source-Basis zur mobilen Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. Dabei müssen die Außendienstler einfach ihre Arbeitszeiten per PDA erfassen. Über die PDA-Cradle werden die Zeiterfassungsdaten in den Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter gespeichert und per Verknüpfung in der zentralen Arbeitszeittabelle ausgewertet. Durch eine genaue Arbeitszeiterfassung behalten Unternehmen auch ihre Projektplanung im Griff. Automatische Soll-/Ist-Vergleiche zeigen, ob Aufträge nachkalkuliert werden müssen. Grafische Darstellungen der Auslastung einzelner Mitarbeiter erlauben es, schnell Projekt-Teams zusammenzusetzen. Darüber hinaus kann auf Basis bereits früher erhobener Daten die Preiskalkulation neuer Aufträge präziser durchgeführt werden. Die Extensos GmbH bietet speziell für kleine und mittelständische Unternehmen einen preisgünstigen Einstieg in die Mitarbeiter- und Projektkosten-Kontrolle an. In der Standardversion der Software für 100 Euro sind bereits die Lizenzen für bis zu 10 Mitarbeiter enthalten. Aber auch die lizenzfreie Lösung Open Craft bietet Basisfunktionen in diesem Bereich.
Nutzerfreundlichkeit steigert die Akzeptanz
Längst haben natürlich auch die ganz Großen der Software-Branche den Trend zur Automatisierung im Human Resource-Segment erkannt: SAP bietet mit mySAP HR ein komplettes Paket zum Personal-Management an – von der Arbeitszeiterfassung bis zur Lohnabrechnung. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bieten die Kompakt-Lösungen viele Funktionen, für die sie zwar bezahlen, die sie aber nie nutzen. Eine genaue Zielsetzung vor der Software-Anschaffung, das Aufstellen aller notwendigen Kriterien und eine genaue Marktsondierung nach nutzerfreundlicher Software mit komfortablen Bedienungsoberflächen sind notwendig, damit die Automatisierung von Personalmanagement-Prozessen nicht zu Lasten des Personals geht.
&HTRE)
