Anders als herkömmliche Workflow-Projekte deckt BPM die komplette Bandbreite betrieblicher Produktions- und Dienstleistungsketten ab: Es geht nicht allein um die Verbesserung bestimmter Arbeitsabläufe, sondern um die elektronisch gestützte Koordination unterschiedlicher Unternehmensaktivitäten. In der betrieblichen Praxis nimmt beispielsweise der After Sales Service mehrere Firmenbereiche in Anspruch: Klassische Kundenbetreuer etwa, die Reklamationen entgegennehmen, Verkaufsteams, die über Garantie- und Kulanzfälle zu entscheiden haben, Techniker, die für Wartung und Reparatur sorgen und möglicherweise noch die Kollegen von der Einkaufsabteilung, die mit Beschaffung und Bevorratung von Ersatzteilen befasst sind. Wenn die einzelnen Abteilungen dann noch mit unterschiedlichen Informationssystemen arbeiten, sind Abstimmungsprobleme vorprogrammiert.
Standards für unterschiedliche Unternehmensbereiche
Hier setzt BPM an: Ein optimiertes System versorgt alle beteiligten Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen, erleichtert die Abstimmung zwischen den Fachabteilungen, überwacht Termine und steuert Standard-Prozesse. Dadurch werden Kundenanfragen und Reklamationen deutlich schneller und effizienter abgewickelt. Und weil das Motto "Zeit ist Geld" nicht nur für das Unternehmen selbst sondern auch für seine Kunden gilt, kann die Kundenzufriedenheit signifikant ansteigen. Der integrierte Ansatz von BPM umfasst drei Teilbereiche: Die Prozessmodellierung bzw. Business Process Modeling reicht von der Konzeption bis zur Implementierung von Geschäftsprozessen mittels BPM-Software. Meist stehen dazu grafische Editoren zur Verfügung. Um die Verbindung zu vorhandenen Applikationen und Komponenten herzustellen, werden die entsprechenden Spezifikationen in das System importiert oder dort definiert, soweit keine geeigneten Importfunktionen bestehen. Die fertigen Prozessdefinitionen können direkt von einer integrierten Business Process Engine verarbeitet werden oder lassen sich in eine Form exportieren, die dann von einer Integrationsplattform bzw. der dort integrierten Process Engine importiert wird.
Fast immer ist es sinnvoll, Prozesse zu simulieren, um sie vor dem Echtbetrieb zu prüfen. Medienbrüche sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Bei der Spezifikation kommen zunehmend XML-Sprachen zum Einsatz. Die wichtigsten sind Business Process Modeling Language (BPML) und Business Process Modeling Notation (BPMN) der Business Process Management Initiative (BPMI). Die eigentliche Umsetzung erfolgt im Rahmen des zweiten Teilschritts, der Prozessautomatisierung (Business Process Automation). Hierbei kommt oft ein Message-Broker-System zum Einsatz, um den reibungslosen Datenaustausch zwischen den einzelnen Komponenten zu gewährleisten.
Prozess-Optimierung bleibt auf der Tagesordnung
Komplett wird BPM allerdings erst durch den dritten Teilschritt, das Prozess-Controlling bzw. Business Process Controlling. Hier gilt es zunächst, die laufenden Geschäftsprozesse zu analysieren, indem sämtliche relevanten Statusinformationen gesammelt, aufbereitet und ausgewertet werden. Aber damit ist es noch nicht getan: Sinnvoll ist die Analyse erst dann, wenn sie zu weiteren Optimierungsschritten führt. Im Idealfall werden durch das Prozess Controlling nicht nur Schwachstellen im laufenden Betrieb aufgedeckt, sondern weitere Prozessvereinfachungen eingeleitet. Insofern ist BPM auch kein Optimierungs- oder Restrukturierungs-Projekt im klassischen Sinne. Wer sich nach getaner BPM-Arbeit zufrieden zurücklehnt, liegt in der unternehmerischen Praxis fast immer falsch. Neue Herausforderungen im Markt und vor allem zusätzliche technologische Innovationen erfordern eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Geschäftsprozesse. 
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