Noch Anfang der 90er Jahre war alles ganz einfach: Einmal am Tag kam die Post in die Firma, sie wurde sortiert, mit Eingangsstempeln versehen und verteilt. Besonders penible Empfänger trugen die einlaufenden Briefe sogar in eine Liste ein und versahen jedes einzelne Schriftstück mit einer Nummer, damit nur ja nichts im Umlauf verloren ging. Daran ist in den Zeiten des Internet und der elektronischen Post nicht mehr zu denken. Heute bricht selbst über kleinere Unternehmen jeden Tag eine Flut von E-Mails herein. Dabei reicht die Spanne von der wichtigen Kundenanfrage über gedankenlos duplizierte Rundmails minderer Bedeutung bis hin zum klassischen Werbemüll, auf neudeutsch Spam genannt. Mit den nervigen Angeboten zur Penis-Verlängerung, Brust-Vergrößerung oder zur Erlangung obskurer Universitätsdiplome ist schon lange nicht mehr zu spaßen. Denn selbst wenn sich kein gefährlicher Computer-Virus dahinter verbirgt: Jede Spam-Mail kostet am Arbeitsplatz Zeit, Konzentration und letztendlich Geld.
Zehn Sekunden Zeitverschwendung pro überflüssiger Mail
So veranschlagt etwa das Marktforschungsinstitut IDC einen durchschnittlichen Zeitaufwand von zehn Sekunden, um eine überflüssige Mail zu öffnen, zu löschen und den dadurch unterbrochenen Arbeitsschritt wieder aufzunehmen. Der wirtschaftliche 
Schaden summiert sich im Lauf der Zeit - Kosten für Server-Kapazitäten, Speicherplätze und etwaigen Virenbefall noch nicht mitgerechnet. Herkömmliche Spam-Filter und Viren-Schutzprogramme sorgen da nur bedingt für Abhilfe. Sie lösen zwar einzelne technische Probleme, optimieren aber keine komplexen Arbeitsabläufe im Betrieb. "Insellösungen beim Management von E-Mail sind ineffizient – hier ein Virenscanner, dort ein Spamfilter, irgendwo dazwischen die Verschlüsselungssoftware und daneben, wenn überhaupt, die Verbindung zu einem Archivsystem. Das lässt sich mit vertretbarem Aufwand nicht mehr handhaben", weiß Jürgen Wege, Vorstandsvorsitzender des Karlsruher Software-Hauses Group Technologies.
Postbearbeitung mit System
Das badische Unternehmen hat sich auf auf Lösungen zum Thema E-Mail Lifecycle Management spezialisiert. Darunter versteht man die Software-gestützte Organisation von E-Mail-Prozessen und deren Einbindung in den betrieblichen Workflow. E-Mail Lifecycle Management ordnet den Post-Verkehr im Unternehmen, entlastet die Mitarbeiter von überflüssiger Mail-Aufarbeitung und lenkt die relevanten Informationen in die richtigen Bahnen. Das steigert die Produktivität, senkt Kosten und verbessert dadurch die Wettbewerbsfähigkeit. Nicht zu Unrecht vermarkten die Anbieter ihre Produkte daher nicht als Technik-Tools, sondern als betriebswirtschaftliche Software: Im Mittelpunkt steht die Effizienz des gesamten Unternehmens und nicht die Abschottung einzelner Computer-Systeme.
Viele Möglichkeiten für effiziente Prozesse
E-Mail Lifecyle Management lohnt sich auch für kleinere Firmen. Praktiker wissen es: Selbst in einer Anwaltskanzlei mit nur einem Dutzend Mitarbeiter oder im 15-köpfigen Handwerksbetrieb kann das E-Mail-Chaos schneller zuschlagen, als bei der Outlook-Installation für möglich gehalten wurde. Es muss beispielsweise eine Sachbearbeiterin nur im Urlaub oder erkrankt sein und dringende E-Mail-Anfragen versickern bis zu ihrer Rückkehr im elektronischen Postfach. Oder es landet beim allmorgentlichen Löschen der Spam-Flut im Eifer des Gefechts auch eine wichtige Online-Rechnung im Papierkorb und ist hinterher nicht mehr aufzufinden.
Egal ob Spam-Filter, einheitliche E-Mail-Gestaltung oder gesetzeskonforme Archivierung: Die Anforderungen sind vielfältig und decken die gesamte Palette der elektronischen Kommunikation vom Virenschutz bis zur Aufbewahrungspflicht und von den technischen Grundlagen bis zur Arbeitsorganisation ab. Für kostenbewusste Mittelständler liegt aber gerade in der Komplexität der Programme eine Chance. Sie müssen sich in der Regel nicht für ein Komplett-Paket entscheiden, weil aufgrund der Vielschichtigkeit ohnehin keine Standard-Lösungen verfügbar sind. Anbieter wie Group Technologies bieten stattdessen modulare Baukasten-Systeme an, die je nach Bedarf und Budget-Planung einzeln implementiert und Schritt für Schritt erweitert werden können.
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