Selbst kleinere Handwerksbetriebe haben die Vorteile mobiler Anwendungen für sich und ihre Kunden entdeckt. Malermeister Joachim Weiss aus dem fränkischen Schwabach etwa räumte auf der CeBIT 2005 gleich den "BestPractise IT-Award" ab, weil er durch konsequenten Einsatz von Pocket-PCs, Kamera-Handys und Bluetooth-Technologie der Konkurrenz meist eine Nasenlänge voraus ist. Weiss kann seinen Kunden aktuelle Gestaltungsvorschläge präsentieren, spezielle Farbmischungen ordern und Termine abstimmen, während seine Mitbewerber noch hektisch im Notizblock blättern.
Auf die Hardware kommt es an
Professionelle mobile Geschäftskommunikation spielt sich in aller Regel auf fünf Arten von Endgeräten ab: Verwendet werden Notebooks, Subnotebooks, Smartphones, Handhelds oder Handys. Den größten Komfort für den Nutzer bietet zweifellos das klassische Notebook. Via WLAN oder UMTS-Adapter mit dem Interner verbunden, verfügt der Anwender über die volle Online-Funktionalität. Im direkten Gespräch mit dem Kunden spielt das Notebook seine ganze Stärke aus, beispielsweise wenn der Berater eines Kücheneinrichters gemeinsam mit dem potenziellen Käufer vor Ort einen Plan erstellt, online die Verfügbarkeit von Einzelteilen überprüft und anschließend eine dreidimensionale Vorschau der gewünschten Traumküche präsentieren kann. Die Vorzüge des Notebooks erkaufen sich Außendienstmitarbeiter mit einer Reihe von Nachteilen: Der tragbare Computer beansprucht deutlich mehr Platz als ein Handheld, verbraucht mehr Strom und ist außerhalb von Ballungsgebieten meist schwer mit dem Internet zu verbinden. Das gilt grundsätzlich auch für den kleinen Bruder des Notebooks, das Subnotebook, das mit einem Gewicht von unter zwei Kilogramm und maximal 12 Zoll-Bildschirmdiagonale zwar handlicher erscheint, letztendlich aber allenfalls als eingeschränkte Kompromisslösung taugt.
Das Internet in der Hosentasche
Buchstäblich in die Hosentasche passen dagegen die so genannten Handhelds oder Personal Digital Assistants (PDAs), deren Betriebssysteme einfache Office-Anwendungen wie Terminverwaltung und Datenbank-Nutzung ermöglichen. Sie werden mehr und mehr auch zum Surfen im Internet eingesetzt und stellen damit auch die Verbindung zur Firmenzentrale sicher. Aufgrund der relativ kleinen Displays sind Handhelds aber für reguläre Computer-Anwendungen nur bedingt und für Präsentationen praktisch überhaupt nicht geeignet. Zusatztfunktionen wie Barcode-Leser machen Handhelds dennoch zu unentbehrlichen Assistenten des Außendienstes. So können Vertreter mit einem entsprechend ausgerüsteten Gerät die Lagerbestände ihrer Kunden erfassen, automatisch ermitteln lassen, welche Produkte nachbestellt werden müssen und die Bestellung noch beim Kunden an die Zentrale übermitteln, die sofort die Lieferung veranlasst. Für die Mini-Computer werden unterschiedliche Betriebssysteme angeboten, unter anderem von Microsoft, Apple ("Newton OS") und vom PDA-Pionier Palm. Auch eine Linux-Version ist verfügbar.
Kommunikationsweltmeister im Mini-Format
Noch kleiner als Handhelds sind Smartphones, die allerdings als vollwertige Mobiltelefone eingesetzt werden können. Smartphones sind Kommunikations-Weltmeister, weil sie vom klassischen Telefon über SMS und E-Mail bis hin zu einfachen Internetanwendungen die ganze Palette des Datenaustauschs abdecken. Besonders bekannt ist die Marke "Blackberry" des US-Herstellers RIM. Das Statussymbol für mobile Geschäftsleute wird weltweit von mehr als drei Millionen Menschen genutzt und gehört zu den beliebtesten M-Business-Endgeräten überhaupt. Last but not least bilden klassische Handys nach wie vor die Grundlage von M-Business. Zwar hat sich der mobile Internet-Standard WAP kaum durchsetzen können, dennoch sind auch herkömmliche Mobiltelefone für weit mehr zu gebrauchen als nur zum Telefonieren. Zumindest E-Mail und MMS-Funktionen und damit die Möglichkeit, Bilddaten zu verschicken, gehören mittlerweile zum Standard.
Bei aller Begeisterung für die schöne neue Mobilfunk-Welt sollten Sicherheitsaspekte bei der Außendienstanbindung aber nicht zu kurz kommen. Schließlich sind die webbasierten Datenleitungen von außen viel leichter angreifbar als herkömmliche Telefon- und Faxverbindungen. Und Laptops oder PDAs, auf denen kostbare Unternehmensinformationen gespeichert sind, geraten viel leichter in unbefugte Hände als Firmen-PCs vor Ort. Spätestens wenn das mobile Endgerät mit allen wichtigen Kundendaten im Restaurant oder im Intercity vergessen worden ist, wird klar: Der Faktor Mensch bleibt auch im Digital-Zeitalter entscheidend, im positiven wie im negativen Sinn. Mit technischen Lössungen allein sind Sicherheitsprobleme darum nicht zu lösen. Zentraler Bestandteil jedes M-Business-Konzeptes sollte daher die Schulung der Mitarbeiter und ihr sorgfältiger Umgang mit Hard- und Software sein.
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