Archivierungslösungen sorgen für Ordnung
Um wichtige Dokumente nicht im Nirvana des Einzelplatzrechners verschwinden zu lassen, sind professionelle Archivierungslösungen darum unterlässlich. Sie beobachten exakt definierte Postfächer und sind in der Lage, Mails aufgrund von Merkmalen wie Größe, letzter Zugriff, Anzahl der Mehrfachverteilung auszulagern. Vor der Archivierung muss natürlich ein gründlicher Eingangs-Check stattfinden, um die unbeabsichtigte Speicherung von Spam-Mails oder Viren zu verhindern.
„Eine automatische Archivierung von E-Mails, die z.B. mit dem eigenen Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder relevanten Aufsichtsbehörden ausgetauscht werden, erscheint … genauso sinnvoll, wie die Speicherung des E-Mail-Verkehrs mit den Domains von Schlüsselkunden und Lieferanten“, stellt der Branchenverband Bitkom in seinem „Leitfaden E-Mail-Archivierung“ fest. Dabei müssen Unternehmen natürlich immer auch die rechtliche Seite im Blick behalten. Hier gibt es sowohl Einschränkungen als auch Verpflichtungen: Einschränkungen ergeben sich aus dem Datenschutz und gegebenenfalls auch aus Betriebsvereinbarungen mit der Arbeitnehmervertretung, die Transparenz des geschäftlichen Datenverkehrs regeln. Verpflichtungen sehen unter anderem die Abgabenordnung (AO) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vor, die Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren vorschreiben.
Drei Software-Kategorien
Handelsübliche E-Mail-Archivlösungen sind im Prinzip Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, wobei zwischen mehreren Kategorien unterschieden wird: Manche Produkte sind feste Bestandteile bestimmter ECM-Suiten und nur mit den Schwestersystemen kompatibel. Andere funktionieren nach dem sogenannten Middleware-Prinzip. Sie decken in der Regel eine zentrale gesteuerte E-Mail-Extraktion nur bis zur physikalischen Speicherung ab - für die Langzeitarchivierung ist ein zusätzliches ECM-System erforderlich. Daneben gibt es Spezialprodukte, die sich die auf die reine Ablage von E-Mail-Objekten konzentrieren.
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