1. Wählen Sie relevante Unterlagen aus

Nicht unbedingt müssen sämtliche Dokumente, die im Unternehmen vorliegen, in ein neues Dokument-Management-System (DMS) übernommen werden. Manche Unterlagen werden so gut wie nie nachgefragt, da kann der Aufwand des elektronischen Erfassens und Speicherns entfallen.

2. Verschaffen Sie sich Überblick

Neben der Übernahme bestehender Daten, wird zusammengetragen, welche Dokumente und Schriftstücke wie Verträge, Bestellungen, Rechungen oder Lieferscheine im Geschäftsablauf entstehen. Genauso werden alle mit der Geschäftsabwicklung einhergehenden elektronischen Unterlagen wie E-Mails, Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulations-Dateien aufgelistet.

3. Machen Sie einen Plan

Für den laufenden Betrieb ist zu entscheiden, welche Unterlagen kontinuierlich – automatisch oder händisch - in das DMS erfasst werden sollen.

4. Überarbeiten Sie Arbeitsabläufe

Der Überblick über die anfallenden Dokumente macht Abläufe im Unternehmen transparent. Daher bietet dieser Schritt auch die Chance, bisherige Vorgehensweisen zu verbessern oder zu entschlacken. Entsprechend können Funktionen der DMS-Lösung zur Abbildung von Workflows genutzt werden, um Verfahren zu standardisieren.

5. Machen Sie Daten auffindbar

Damit Dokumente später rasch wieder gefunden werden können, speichern DMS-Lösungen charakterisierende Informationen, so genannte Metadaten. Dazu entwickelt das Unternehmen spezifische Beschreibungsfelder: zum Beispiel Erstellungsdatum, Abteilungskürzel, Kundennummer oder Dokumententypen-Zugehörigkeit wie Rechnung, Lieferschein oder Protokoll.

6. Denken Sie an Schlagworte

Eine Suche nach frei wählbaren Begriffen im Volltext von Dokumenten ist je nach Größe des Datenbestandes sehr zeitaufwendig. Daher dienen nicht nur die charakterisierenden Metadaten als Schlüssel zur gespeicherten Informationen, sondern auch Schlagworte und strukturierte Suchbäume. So erhalten Dokumente bei der Archivierung passende Inhalts beschreibende Kennzeichen, die dann für die spätere Recherche abgefragt werden können.

7. Schützen Sie sensible Daten durch Zugriffsrechte

Genauso wie bestimmte Akten im Unternehmen nicht für jeden Mitarbeiter einsehbar sind, gilt es, derartige Dokumente auch im DMS abzuschirmen. Dazu werden entsprechend Zugriffsrechte für Mitarbeiter eingerichtet und diese auf die Dokumente angewendet.

8. Werben Sie für Ihr elektronisches Archiv

Die Akzeptanz der Nutzer des neuen Systems ist der entscheidende Faktor, damit sich die Investitionen auszahlen. Frühzeitig werden daher die späteren Anwender der Lösung ausgiebig informiert und sowohl in der Planungs- als auch Einführungsphase integriert. Die mit dem neuen System verbundenen Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter werden hervorgehoben. Dabei steht der Nutzen für den Arbeitsalltag im Vordergrund, nicht erwartete Einsparpotenziale aus Sicht der Geschäftsführung.

9. Nutzen Sie Fachkompetenz

Durch das Hinzuziehen externer Berater, die sowohl über DMS-Fachwissen als auch passende Branchenerfahrung verfügen, muss nicht erst langwierig internes Know-how aufgebaut werden. Der Ausschnitt des für den Betrieb und Weiterentwicklung relevanten Wissens kann dann im Projekt auf Wissensträger im Unternehmen übergehen.

10. Sichern Sie Ihre Daten