Vor allem in kleineren Betrieben verdrehen viele Mitarbeiter beim Thema Software Lizenz-Management erst einmal die Augen. Das Thema wird schnell als Modeerscheinung oder als lästige Bürokratisierung abgetan. Darum ist es wichtig, die Vorteile des Systems zu erläutern.
Kompetenzen klären
Klare Verantwortlichkeiten sind das A und O beim Software-Lizenz-Management. Sowohl in der IT als auch in den Fachabteilungen sollten Projekt-Verantwortliche benannt werden.
Bestände erfassen
Ausnahmslos alle Anwendungen sind mit ihren jeweiligen Lizenzen exakt zu erfassen.
Beschaffungswege standardisieren
Spätestens nach der Software- und Lizenz-Inventur muss der zukünftige Bedarf definiert werden. Jetzt kann nun auch ein für alle Abteilungen verbindlicher Beschaffungs-Standard festgelegt werden.
Archivierung optimieren
Selbst das sorgfältigste Lizenzmanagement ist wirkungslos, wenn wichtige Dokumente schon wenige Jahre später nicht mehr auffindbar sind. Sämtliche verfügbaren Lizenzunterlagen sind daher zentral abzulegen und nach einem für Kollegen und etwaige Job-Nachfolger transparenten System zu archivieren.
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