Smarte Lösung als ASP
Auf der Suche nach einem firmenspezifischen Konzept, welches nicht nur den Einkauf, sondern auch die übrigen Schnittstellen entlastet, entdeckte Magnolia den Anbieter Probuy. Das 1992 gegründete Unternehmen Probuy verfügt mit über 40 Vertretungen über das dichteste Netz von Einkaufsdienstleistern in Europa und ist diesbezüglich Marktführer.
Seit 2000 hat Probuy das Exklusiv-Lizenzrecht für Europa, die E-Procurement-Standard-Software des weltweit viertgrößten ERP-Software-Konzerns im ASP-Betrieb anzubieten. Application Service Providing (ASP) bedeutet, das gesamte System wird nicht im Unternehmen vor Ort installiert, sondern einfach über das Internet genutzt. Diesen Procurement-Service nutzen Kunden wie Krombacher Brauerei, HDG Rotes Kreuz, Panalpina Welttransport.
Durch die Nutzung der electronic Procurement Application System (ePAS) konnte die Magnolia GmbH ihren Beschaffungsprozess wirkungsvoll vereinfachen und beschleunigen. Dabei geht diese neuartige Internet-Einkaufslösung für den Business-to-Business-Bereich weit über die bisher bekannte Web-Shop-Funktionalität hinaus.
Durch Workflow-Optimierung und konsequente Internet-Nutzung können mit ePAS auch so genannte Gemeinkosten-Materialien effizient beschafft werden. Diese repräsentieren zwar kein allzu großes Einkaufsvolumen, haben jedoch bei Magnolia einen hohen Aufwand verursacht und die wertschöpfende Ausrichtung der Arbeitskräfte eingeschränkt. Mit ePAS gehören nun Prozesskosten in Höhe von durchschnittlich 45 Euro pro Bestellung der Vergangenheit an.
Rasche Implementierung
Neben der Beschleunigung der Einkaufsprozesse werden selbige durch das in ePAS integrierte Management Information System (MIS) übersichtlicher und transparenter. Die Software steuert, überwacht und kontrolliert die Beschaffungsvorgänge der Werbeagentur. Sie entlastet den Einkauf durch Übernahme von Routinefunktionen und beschleunigt die Informationsbeschaffung.
Da ePAS im Probuy-Rechenzentrum läuft, musste Magnolia die Software nicht im eigenen Netzwerk vorhalten. Nach der Festlegung bestimmter kundenspezifischer Einrichtungen war das System bereit. Die Mitarbeiter der Werbeagentur greifen nun einfach via Web-Browser und Passwort auf den integrierten Lieferantenstamm von Magnolia mit detaillierten Daten über Artikel, Preise, Lieferzeiten etc. zu. Als technische Voraussetzung für die Nutzung von ePAS werden lediglich die Internet-Anbindung und ein Web-Browser benötigt.
Bestellung und Rechnung
Die Mitarbeiter wählen in ePAS die gewünschten Artikel mit Hilfe elektronischer Kataloge aus, legen diese in einem Warenkorb ab und lösen die Bestellung auf elektronischem Weg aus. Die Daten werden sofort an die Lieferanten übermittelt. Neben den elektronischen Katalogen können auch interne Bestelllisten oder individuelle Bedarfsmeldungen für nicht katalogisierte Artikel genutzt werden. Die Katalogdaten werden von Probuy und den Lieferanten gepflegt.
Auch bei der Rechnungsstellung hat Probuy eine effektive Lösung für die Agentur gefunden. Die Rechnungsstellung des Lieferanten erfolgt durch ein systemunterstütztes Gutschriftsverfahren über die tatsächlich eingegangenen Artikelmengen. Monatlich werden die gesammelten Gutschriften auf einer elektronischen Sammelrechnung ausgewiesen und per Lastschrift vom Lieferanten eingezogen. Die Abrechnungsdaten können in die Finanzbuchhaltung von Magnolia integriert werden. Der Status des Bestellvorgangs ist über ein Order-Tracking-System jederzeit abrufbar.
Schneller Erfolg
Aufgrund der geringen Mitarbeiterzahl und der Standardisierung erfolgte die Einbindung für 1.500 Euro. Michael Ries, Geschäftsführer der Magnolia GmbH, freut sich über die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Probuy: “Sechs Monate nach der Implementierung können wir eine positive Bilanz ziehen. Der Weg der Prozesskosten-Optimierung über Outsourcing hat unsere Erwartungen erfüllt. Neben der für uns als Kunde wichtigen Unabhängigkeit und Neutralität von Lieferanten bietet uns Probuy auch professionellen Customer Care und günstige Konditionen. Bei der Implementierung wurde deutlich, dass Probuy als langjähriger Einkaufsdienstleister die Prozesse im Griff hat. Standardisierte Kunden-Checklisten haben den internen Aufwand für Einkauf, IT und Buchhaltung stark reduziert. Auch von Lieferantenseite wurde bestätigt, dass die eProcurement-Plattform trotz ihrer sehr umfangreichen Funktionalität sehr stabil und sicher läuft”.
&HTRE)
