Das Landratsamt Sigmaringen bietet die Möglichkeit, mit den Mitarbeitern der Behörde direkt per E-Mail in Kontakt zu treten. Doch die praktizierte Bürgernähe der Schwaben stieß nicht nur bei der Zielgruppe auf große Resonanz. Immer mehr Spam-Versender nutzten die Behörde als Abladeplatz für elektronischen Werbemüll. Somit wurde es Zeit, eine E-Mail-Management-Software anzuschaffen.
Vor der Einführung einer E-Mail-Management-Lösung war das Landratsamt Sigmaringen den Spam-Angriffen per Mail nahezu schutzlos ausgesetzt: "Die Filtermethoden unserer E-Mail-Plattform Microsoft Exchange bekamen die Spam-Masse nicht mehr in den Griff", fasst IT-Leiter Gerhard Schönbucher die Ausgangslage zusammen. "Die Prüfung von Betreffzeile und Text per Wortliste war nicht effizient. Unsere Mitarbeiter beschwerten sich immer häufiger, dass wichtige Nachrichten als False Positives irrtümlich auf der Strecke blieben." Außerdem ließ die Plattform potenziell gefährliche E-Mail-Anhänge wie zum Beispiel ausführbare Dateien ohne Prüfung passieren. Auch fehlte die Möglichkeit, E-Mails im Spam-Verdacht in einer separaten Datenbank zur endgültigen Beurteilung durch den Empfänger vorzuhalten. Zudem war der Virenscanner nicht stundenaktuell und ließ sich nicht fein genug einstellen.
Die Tatsache, dass drei räumlich getrennt arbeitende Personen für die E-Mail-Verwaltung zuständig waren, hatte sich ebenfalls als nicht mehr situationsgerecht erwiesen. Eine neue Administrationsstruktur für den E-Mail-Verkehr war gefordert, welche die funktionalen Defizite der Messaging-Umgebung im LRA Sigmaringen ausgleichen sollte und zentral über eine einzige Oberfläche verwaltet werden konnte.
Modulare Systeme schaffen Ordnung
Bei der Auswahl des geeigneten IT-Dienstleisters entschieden sich die Sigmaringer für das Softwarehaus Group Technologies aus Karlsruhe. Dessen modular aufgebaute iQ.Suite setzt nicht nur die grundlegenden Sicherheitsaspekte wie Virenschutz und Spam-Abwehr um, sondern leistet auch organisatorische Hilfe, etwa durch automatisches Erstellen und Anfügen von Absendersignaturen. Alle Schritte werden zentral serverseitig und auf Basis der Richtlinien durchgeführt.
Für die Beamten hielt sich der Aufwand in Grenzen: Die Implementierung der iQ.Suite Module in der Version 3.5 dauerte nur einen Tag. Und auch der Schulungsaufwand für den Administrator war minimal. 600 Anwender sind nunmehr in die E-Mail-Verwaltung über das System einbezogen. Die ersten vom Landratsamt genutzten Module sind iQ.Suite Wall für die Spamfilterung, iQ.Suite Watchdog für die Virenprüfung und iQ.Suite Trailer für die E-Mail-Signatur.
IT-Chef Schönbucher zeigte sich beeindruckt: "Was das Verhältnis zwischen Spam-Filterquote und False-Positive-Ausschluss angeht, bringt iQ.Suite Wall eindrucksvolle Resultate. Jeder Mitarbeiter erhält jetzt nur wirklich wichtige E-Mails". Verantwortlich ist ein flexibles Filterverfahren: Eindeutig als Spam identifizierte Nachrichten (Werbung, "Hoaxes") werden bereits am Exchange-Server abgefangen. Die Spam-Wahrscheinlichkeit ergibt sich aus der Analyse von Absender, Betreff und Nachrichtentext anhand von über 20 Kriteriengruppen. Diese Vorgänge laufen automatisch ab, durchzuführende Anpassungen an der iQ.Suite sind minimal.
Verdächtige Mails auf dem Prüfstand
Das LRA Sigmaringen nutzt außerdem die Quarantäne-Datenbank, in die E-Mail-Empfänger bei besonders unklarer Nachrichtenlage Einsicht nehmen können. Gleichzeitig erhält der Administrator eine Nachricht, aufgrund derer er die Spam- und Virenfilter zügig anpassen kann. "Bei der Filter-Effizienz in Bezug auf False Positives und die Differenzierungsmöglichkeiten beim Regelwerk ist die iQ.Suite vergleichbaren Lösungen weit überlegen", lautet das Fazit von Schönbucher.
Zur eindeutigen Datei-Identifizierung bei Virenverdacht nutzt iQ.Suite Watchdog die Fingerprint-Methode. Das sind bestimmte Muster, die jedem Dateitypen zugrunde liegen. Gefälschte Dateiendungen lassen sich über den Vergleich der Muster entlarven. Da in der Praxis Dateitypen nicht pauschal geblockt werden sollten, bietet das Modul Möglichkeiten, eigene Dateimuster etwa für Text-, Bild- und Klang-Dokumente zu erstellen beziehungsweise nach Bedarf einzuschränken.
Der dritte Anwendungsschwerpunkt im Landratsamt betrifft die Absendersignatur mit iQ.Suite Trailer. Hier war ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen für das Landratsamt ausschlaggebend. Mit iQ.Suite Trailer lassen sich nun Signaturen sowie kurze Texte zentral generieren und automatisch an ausgehende E-Mails anhängen. Die Quelle für die Absender-Informationen ist Microsofts Benutzerverzeichnis "Active Directory". Über MMC (Microsoft Management Console) stellt der Administrator zentral für alle Anwendergruppen die gewünschten Benutzersignaturen zusammen. Mitarbeiter brauchen sich um nichts zu kümmern. Eine Rückfrage beim Active Directory gibt Aufschluss darüber, ob spezielle Absenderangaben über die Standardsignatur hinaus integriert werden müssen, was dann automatisch geschieht.
Mit geringem Aufwand viel erreichen
E-Mail-Sicherheit und -Organisation sind im Landratsamt Sigmaringen mit der iQ.Suite professionell umgesetzt. "Die iQ.Suite-Module spielen so gut zusammen, dass wir keine wesentlichen Eingriffe in unser System vornehmen müssen", bilanziert Gerhard Schönbucher. "Es genügt, das Regelwerk einmal im Monat zu aktualisieren." Mit der zentralen und leicht bedienbaren Administrations-Konsole bleibt der Management-Aufwand gering.
Die bislang eingesetzten Funktionsbereiche der iQ.Suite haben die Verwaltung des E-Mail-Verkehrs im Landratsamt Sigmaringen auf eine neue Stufe gestellt. Diesen Weg wollen die IT-Verantwortlichen konsequent fortsetzen und planen im nächsten Schritt, die serverseitige Verschlüsselung mit dem Modul iQ.Suite Crypt zu testen.
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