Beim Karlsruher Portalbetreiber Web.de wurde das Wissensmanagement mithilfe von Wikis und Weblogs fast nebenbei aus der Taufe gehoben. Zwar betreibt das Unternehmen schon seit langem ein Firmen-Intranet, in dem allgemeine Unternehmensinformationen, Telefonlisten, die Personaldatenbank, Urlaubsanträge, Beschaffungsformulare oder Geburtstagslisten abgelegt sind. Doch zum Austausch von Wissen untereinander war es den meisten Mitarbeitern viel zu umständlich.
Vor allem die Techniker fingen daher an, neue Social-Software-Systeme wie Wikis oder Weblogs zu nutzen, um ihre Projekte zu dokumentieren. "Das hat sich bei uns von unten herauf entwickelt", schildert Dr. Uwe Schneider, Datenbank- und Software-Experte bei Web.de, den Eroberungszug von Wikis & Co. "Erst nutzte es nur ein Technik-Team, dann mehrere, bis schließlich auch das Projektmanagement und die Marketingabteilung anfing, mit Wikis zu arbeiten." Große Anreize, ihr Wissen zu teilen, brauchten die Web.de-Mitarbeiter nach Aussagen von Schneider nicht: "Wir Techniker und Entwickler müssen unsere Arbeit ohnehin ständig dokumentieren, da verursachen Wikis und Weblogs den wenigsten Aufwand und die Leute nutzen es freiwillig, weil sie den Vorteil schnell begreifen."
Und die Vorteile sind mannigfaltig, wie der Software-Experte erläutert: "Sie haben eine flache Lernkurve für die Schreibenden, einen unmittelbaren Ergebniserfolg, eine recht hohe Produktivität, Automatismen bei der Verlinkung, eine relativ niedrige Schreibhürde, einen geringen Primäraufwand und wenig Medienbrüche", zählt er auf. Darüber hinaus lasse sich über die Revisionshistorie bei den Wikis automatisch sehen, welche Artikel wie oft abgerufen und modifiziert wurden.
Da die meisten Wiki- und Weblog-Lösungen auf Open-Source basieren, war die Einführung solcher Lösungen keine große finanzielle Belastung. Bei seinem Wiki-System entschied sich Web.de für die Open-Source-Software "MoinMoin-Wiki". Dieses in Python geschriebene freie Wiki-Tool läuft auf jedem Webserver, der Python unterstützt und benötigt keine Datenbankanbindung. Es bietet sowohl alle wichtigen Wiki-Funktionalitäten als auch diverse erweiterte Features. "Die Affinität der Web.de-Techniker zu Python war hoch", erläutert Schneider die Entscheidung für das MoinMoin-Wiki. "Wikipedia beispielsweise basiert auf MySQL, das wäre für unsere Bedürfnisse einfach überdosiert gewesen."
Doch machte der Technik-Experte bei der Einführung auch einige lehrhafte Erfahrungen. "Wenn Sie keine Strukturrichtlinien haben und Informationen zu ungeordnet abgelegt werden, suchen Sie sich unter Umständen zu Tode", weiß Schneider. Eine Volltextsuche sei hier nur bedingt zielführend. Daher müsse jede Knowledge-Management-Lösung immer auch die Firmenstruktur abbilden. "Delegieren Sie die Strukturierung an die jeweiligen Abteilungen", rät der Experte potenziellen Nachahmern. Alternativ helfe es auch, Suchindexe aufzusetzen. Bei Web.de hat darum frühzeitig ein technischer Dokumentar die Oberaufsicht über die Wikis und Weblogs übernommen. In Mitarbeiterschulungen vermittelt er, welche Strukturen eingehalten werden sollten.
Für die Zukunft plant Web.de zunächst keine Erweiterung seiner Social-Software-Komponenten. "Wir wollen unterschwellig an dem Thema weiterarbeiten", meint Schneider. Eventuell ergeben sich auch durch das Zusammenziehen mit 1&1 Schlund & Partner weitere Synergien.
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