Der Einsatz von neuen Technologien im Business-to-Business-Bereich (B2B) bietet Lieferanten vielfältige, oft unüberschaubare Möglichkeiten, ihre Verkaufsprozesse mit Kunden zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Dort wo das Potenzial des Internets nicht ausreicht, kann oft ein Extranet die Online-Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferant und Großabnehmer vereinfachen.
Internet, Extranet oder beides?
Klassische Aussagen, die immer wieder von Lieferanten zu hören sind, lassen sich wie folgt zusammenfassen: „Es ist sehr einfach, eine Webseite mit bunten Buttons zu basteln, über die etwas verkauft wird - aber ein komplettes Backend und eine Integration in die Systeme von Kunden aufzubauen, ist eine ganz andere Herausforderung.“
Für Lieferanten stellt sich zunächst die Frage, welche Kunden sie wie am besten bedienen. Für den Vertriebskanal Internet bedeutet das die Wahl zwischen einem eigenen Online-Shop und einer Integration in bestehende Beschaffungssysteme und Marktplätze über elektronische Kataloge. Generell gilt: Für Kaufentscheide, die vom Anwender individuell und kurzfristig getroffen werden, ist ein Shop die bessere Wahl. Für Kaufentscheide auf Basis von unternehmensweiten Beschaffungsstrategien bei Großabnehmern eignet sich eine elektronische Kataloglösung mit Integration in die Beschaffungssysteme der Kunden besser. Da bei kaum einem Betrieb überwiegend nur der eine Kundentyp bedient wird, müssen gute Lösungen beide Varianten beherrschen.
Neben dem Internet als neuem Vertriebskanal, wird aber immer noch ein Grossteil der Bestellungen von Kunden über klassische Bestellkanäle wie Telefon, Fax oder Print-Kataloge abgewickelt. Um dem Kunden eine einheitliche Sicht auf seine Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen zu bieten, ist es wichtig, auch die klassischen Vertriebskanäle und -Medien in eine Extranet- oder E-Commerce-Lösung zu integrieren. Für den Kunden besteht nämlich kein Unterschied, ob er online oder via Telefon einkauft, solange er beim gleichen Unternehmen einkauft. Gibt es hier Unterschiede in der Produktpalette oder bei Produktinformationen, wirkt das auf den Kunden störend. Oftmals liegt auch ein großer Spielraum für Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen, insbesondere für Unternehmen, die bisher schon Kataloge als Vertriebsmedium nutzen. Sie können Einsparungen beim Pflegeaufwand der Inhalte sowie bei den Produktionskosten für die klassische Katalogerstellung erreichen, indem die Produktion der Kataloge für unterschiedliche Medien wie Print und CD-ROM aus einem zentralen Redaktionssystem heraus erfolgt.
Nun gibt es zwei Arten der Kataloghaltung und Einbindung:
Lieferantenseitige Kataloghaltung
Der klassische Online-Katalog wird vom Lieferanten über eine Shop-Funktionalität auf seiner Website bereitgestellt. Der Einkäufer wählt also auf der Internet-Seite des Lieferanten die zu bestellenden Produkte aus, die dann als elektronische Bestellanfrage („Punch-Out“) an das Procurement-System des Lieferanten geschickt und dort weiterbearbeitet werden. Diese Variante hat folgende Vorteile:
- Die Pflege des Inhalts liegt beim Lieferanten selbstDie Aktualität der Daten ist sehr hochEine Online-Verfügbarkeitsprüfung ist möglichDie Verkaufsfunktionalität kann auf die Besonderheiten der Produkte des Lieferanten abgestimmt werdenFür komplexe und erklärungsbedürftige Artikel werden spezielle Konfigurationsregeln und abgestimmte Suchmasken angeboten – was sinnvoll und nützlich für den Endkunden istDie Infrastrukturkosten für diese Variante sind auf Kunden- und Lieferantenseite sehr niedrig
Für den Online-Käufer ist es bei diesem Vertriebsmodell ein wenig nachteilig, dass er pro Lieferant eine unterschiedliche Bedienungsoberfläche, Angebotsstruktur und -funktionalität sieht. Eine einfache Vergleichbarkeit unterschiedlicher Anbieter ist nicht möglich. Außerdem muss das Procurement System des Einkäufers „Punch-Out“ Schnittstellen unterstützen.
Kundenseitige Kataloghaltung
Hierbei wird der elektronische Katalog des Lieferanten direkt in das Beschaffungssystem des Einkäufers oder eines elektronischen Marktplatzes eingespeist. Der Einkäufer kann direkt in seinem eigenen Beschaffungssystem in den gesammelten Katalogen unterschiedlicher Lieferanten suchen und bestellen. Die Bestellprozesse von der Anfrage bis zur Bestellung und Rechnung werden dabei auch über den elektronischen Datenaustausch mit unterschiedlichen Formaten abgewickelt. So hat der Anwender eine einheitliche Artikeldarstellung und lieferantenübergreifende Such- und Vergleichsmöglichkeiten. Zudem können Freigabeprozesse in der Beschaffung des Kunden einfacher abgewickelt werden.
Allerdings ist diese Variante bezüglich der Integration der Geschäftspartner deutlich aufwändiger. Denn sowohl beim Austausch der Kataloge wie auch bei den Transaktionsdaten wie Bestellungen oder Rechnungen müssen sich Kunde und Lieferant in detaillierten, individuellen Absprachen auf ein einheitliches Datenübertragungsformat einigen und die entsprechenden Schnittstellen bereitstellen.
Egal für welche Art der Kataloghaltung und Einbindung sich ein Unternehmen letztlich entscheidet, wichtig ist, dass diese Entscheidung in Absprache mit den Großkunden geschieht. Gemeinsam muss zum einen die Frage der Kostenübernahme geklärt werden, es müssen aber auch einheitliche Standards für den Datenaustausch, Prozessabläufe sowie Integrationswege geschaffen werden, um den elektronischen Handel via Extranet für beide Parteien effizienter zu gestalten.
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