Erik Piepenburg, Commercial Solution Manager bei Oki Systems Deutschland, hat sieben Schritte zusammengestellt, mit der Unternehmen erhebliche Verbesserungen ihrer Druckkosten erzielen können.
1. Vereinheitlichen Sie Ihre Systemlandschaft
Sind beispielsweise Inkjet- und Laserdrucker verschiedener Hersteller im Einsatz, gestaltet sich aufgrund unterschiedlichster Modellvarianten die Bestellung und Verwaltung der diversen Typen an Verbrauchsmaterialien sehr zeitaufwändig. Die von System zu System teils recht unterschiedliche Bedienung sowie Handhabung der Verbrauchsmaterialien erfordert zudem unverhältnismäßig viele Anwenderschulungen und verringert meist auch die Produktivität. Abhilfe schafft die Konsolidierung der Gerätelandschaft, die auch zur Folge hat, dass weniger unterschiedliche Verbrauchsmaterialien vorzuhalten sind.
2. Verteilen Sie Leistung nach Bedarf Bei der Infrastrukturanalyse finden sich häufig Systeme, die nicht auf die Output-Anforderungen des Anwenders zugeschnitten sind. Welche Aufgaben die Systeme im Unternehmen abdecken sollen, ist entscheidend für die Auswahl des Druckertyps, denn aus den technischen Eigenschaften resultieren Stärken und Schwächen im Hinblick auf Druckqualität, Folgekosten und Zuverlässigkeit. Die Praxis zeigt, dass gerade stillstehende, ungenutzte Drucker zu Lasten der Mitarbeiterproduktivität gehen und auch mangelnde Druckgeschwindigkeiten vermeintliche Kostenvorteile durch lange Wartezeiten wieder „auffressen“. Nicht zuletzt spielt die Verteilung der Systeme eine Rolle, damit Mitarbeiter nicht zu lange Wege gehen müssen, um etwa farbig drucken, kopieren oder faxen zu können.
3. Definieren Sie einen zentralen Ansprechpartner
Ein zentraler Ansprechpartner für alle Output-Managementbelange verringert sämtliche Abstimmungsprozesse. Die Zusammenfassung von Serviceverträgen nutzt Synergien, vermeidet redundante Leistungen und entlastet die Buchhaltung.
4. Definieren Sie den Vor-Ort-Service
Output-Managementkonzepte sollten Vor-Ort-Leistungen zu klar definierten Service Level Agreements (SLA) umfassen. Durch professionellen Support lässt sich so die eigene IT-Abteilung entlasten und die Verfügbarkeit der Infrastruktur zugunsten der Produktivität erhöhen.
5. Implementieren Sie ein zentrales Monitoring
Neben einer automatisierten Verbrauchsmaterialbestellung bietet ein zentrales Monitoring die Möglichkeit, Störungen umgehend dem Servicepartner zu melden. Dieser kann dann entweder remote eingreifen oder einen Serviceeinsatz veranlassen. Darüber hinaus lässt sich die Infrastruktur hinsichtlich Auslastung und Geräteverteilung laufend überprüfen und gegebenenfalls weiter verbessern. Auch Verbrauchsmaterial kann frühzeitig eingeplant werden, um einen Stillstand der Systeme zu vermeiden.
6. Automatisieren Sie Ihre Verbrauchsmaterialbestellung
Ein Output-Managementdienstleister sollte auch die Lagerung und Lieferung der Verbrauchsmaterialien übernehmen. So brauchen sich Mitarbeiter nicht mehr selbst darum zu kümmern. Zugleich ist die richtige Handhabung der Verbrauchsmaterialien sichergestellt, und es entsteht keine Gefahr von Garantieverlusten aufgrund verwendeter Refill-Produkte. Zudem entfällt die Lagerhaltung, die wichtiges Betriebskapital bindet, denn die Bestellung kann durch ein Monitoring-System automatisiert und rechtzeitig erfolgen.
7. Vergeben Sie Druckrechte
Um das vereinbarte Druckvolumen für Farb- und Monodrucke sowie für Kopien zu kontrollieren, empfiehlt es sich, die Systeme zu überwachen und Druckrechte zu vergeben. So lässt sich mit entsprechender Software genau festgelegen, wer in Farbe oder nur Schwarz-Weiß in welchem Volumen drucken darf. Das Druckaufkommen lässt sich dabei einzelnen Kostenstellen zuordnen.
Vor der Umsetzung von Output-Managemenkonzepten empfiehlt Piepenburg, diese auf ihre Praxistauglichkeit hin zu überprüfen. Oft ist es aufgrund der Gebäudestruktur oder durch Kundenverkehr nicht möglich, die Druckausgabe von vielen Einzelplatzlösungen etwa auf wenige Kopiersysteme zu verlagern. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass nur zirka ein Viertel des Output-Volumens in Deutschland auf Kopien entfällt, unterstützt ein sinnvoller Mix aus Druckern, Multifunktionsgeräten und Kopiersystemen in der Regel die Druckanforderungen und Workflows am besten.
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