Internet basierte Arbeitsplattformen für virtuelle Projektteams
Projekte benötigen für die gemeinsame Abstimmung für alle Beteiligten zugängliche Unterlagen und Pläne. Welche Plattformen im Internet sind Betrieben behilflich, die Zusammenarbeit und den Austausch räumlich verteilter Projektpartner nachhaltig zu unterstützen? Antworten darauf gibt die Beraterin Sandra Bartsch-Beuerlein im Gespräch mit ebigo.de-Mitarbeiterin Doris Schuppe.
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Die verteilte Zusammenarbeit ist uns aus IT-Projekten in Großunternehmen bekannt. Ist Online-Projektmanagement auch für mittelständische Betriebe relevant?
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Sandra Bartsch-Beuerlein:
Gerade mitteständische Unternehmen können durch Kooperationsnetze Potenziale entwickeln, die erst die Abwicklung spezieller Aufträge ermöglichen. Die Zusammenarbeit räumlich verteilter Projektteams in solchen vernetzten oder virtuellen Unternehmen muss Expertenwissen dort erschließen, wo es verfügbar ist. Eine Internet basierte Arbeitsplattform für diese Teams spart Reisekosten und hilft die beschleunigten Projektabwicklungszeiten einzuhalten. Wie schon Klaus Schwab von der Internet Time Group sagte: „We are moving from a world in which the big eat the small to a world in which the fast eat the slow“.
Mit dem Werkzeug alleine ist es natürlich nicht getan. Ein konsequenter Einsatz der Projektmanagement-Methodik in einer geeigneten Rahmenorganisation macht erst die Lösung effektiv. Als Rahmenorganisation wird in den letzten Jahren in den Fachforen zunehmend das Projektmanagement-Büro (Project Office) diskutiert: in der Rolle als Dienstleister sowie als Methoden- und Know-how-Träger. Ein (virtuelles) Projektbüro sollte ein Bestandteil der Internet basierten Unterstützung verteilter Projektteams sein.
Brauchen Online-Teams besondere „Spielregeln“?
Auch „herkömmliche“ Projektteams brauchen diese Regeln, sie können jedoch oft vieles informell „am Kaffeepott“ nachregeln. Für Projektteams, die verteilt über Standorte, Organisationen und Projektkulturen arbeiten, ist das Vereinbaren und Leben dieser Regeln ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Zu diesen Regeln gehört der Umgang miteinander, wie das Antwortverhalten auf E-Mails oder Reaktion auf Aufforderungen zu Anmerkungen.
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Gibt es zur Unterstützung der Projektarbeit über das Internet gute Software-Lösungen?
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Sandra Bartsch-Beuerlein:
Internet-Lösungen zur Unterstützung der Zusammenarbeit von virtuellen Teams sind in den letzten zwei Jahren wie die Pilze aus dem Boden geschossen. Hier ist jede Marktübersicht, die älter als drei Monate ist, bereits veraltet. Je nachdem, aus welcher Branche die Hersteller und Anbieter kamen (Content-, Dokumenten- oder Projekt-Management), variieren diese Lösungen auch noch ziemlich stark im Funktionsumfang und der Schwerpunktsetzung. Prinzipiell kann man Lösungen für verteilt arbeitende Projektteams in vier Kategorien einteilen: Enterprise Portale, Web-Projektmanagement-Lösungen, Shareware-Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten (Kollaboration oder Projektmanagement) und Mietlösungen.
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Die umfassendste Lösung scheint die Gruppe der Enterprise Portale zu liefern, richtig?
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Sandra Bartsch-Beuerlein:
Enterprise Portale wurden meist aus Lösungen für das Content- und Dokumenten-Management entwickelt. Sie wurden in den letzten zwei Jahren zunehmend um Funktionalität zur Unterstützung der Teamarbeit erweitert. Diese Portale ermöglichen mit ihren Informations-, Wissens- und eventuell E-Business-Komponenten eine runde Lösung. Aufbau und Einführung dauern jedoch mindestens ein bis zwei Jahre, und sowohl die Einführung als auch der Betrieb sind recht kostenintensiv. Zu Vertretern dieser Klasse gehören z.B. Produkte von Open Text, Documentum, Hyperwave oder Niku.
Lösungen für das Web-Projektmanagement dagegen entstanden meist aus den „alten“ Projektmanagement-Systemen. Diesen wurden Funktionen für die Teamarbeit hinzugefügt, und sie wurden auf die Internet-Plattform portiert. Eine gute Analyse dieser Lösungen hat beispielsweise die Gartner Group im Sommer 2002 vorgestellt.
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Wie sieht es mit kostengünstigen Werkzeugen aus?
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Sandra Bartsch-Beuerlein:
Die auf den ersten Blick günstigste Variante bieten Shareware-Lösungen, die kostenfrei angeboten werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass sie in der Regel für einen professionellen Einsatz in Projekten zusätzliche Anpassung und fachkompetente Unterstützung benötigen. Für kleinere Web-Projekte oder die Abbildung weniger Funktionen wie beispielsweise eine gemeinsame Dateiablage, findet man jedoch durchaus brauchbare Werkzeuge. Im Internet finden sich gute Übersichten zu diesen Lösungen. Mittelfristig können Firmen diese Anwendungen auch als eine sehr gute Basis für Eigenentwicklungen betrachten.
Wenn die Projektuhr tickt und Termine drängen, bleibt meist keine Zeit für umfangreiche Auswahl und Anpassung von Software-Lösungen. Hier sind die auf Mietbasis angebotenen Projekträume der Application Service Provider (ASP) hilfreich. Auch diese inzwischen zahlreichen Lösungen differieren stark in Funktionsumfang und Mietpreis. Beispiele sind Projectplace, Teamspace oder Intranets.
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Was halten Sie von Online-Projektmanagement-Lösungen, die auf Mietbasis im Internet angeboten werden?
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Sandra Bartsch-Beuerlein:
Sie sind zu einem ein guter „Retter in der Not“, wenn eine Lösung schnell einsatzbereit sein soll. Man kann diese Angebote in der Regel interaktiv und ohne Vorlauf oder zusätzliche Hardware- und Software-Installationen mieten und einrichten. Die Nutzung ist meist intuitiv und schnell erlernbar. Die Datensicherheit wird inzwischen auch entsprechend adressiert. Daher eigenen sich ASP-Lösungen auch hervorragend dazu, um kostengünstig in der Praxis eigene Wünsche und Schwerpunkte bei der elektronischen Team-Kollaboration auszuloten und dann eventuell auf eine „maßgeschneiderte“ Lösung umzusteigen.
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Sandra Bartsch-Beuerlein studierte Informatik an der Universität Karlsruhe und ist zertifizierter "IPMA (International Project Management Association) Certificated Project Manager GPM". Seit 1999 ist Frau Bartsch-Beuerlein Assessor für Zertifizierung der Projektmanager in Deutschland GPM/PM-Zert. Seit 1985 ist sie als Selbstständige im Bereich Informatik-Beratung und Projektmanagement von IT-Projekten tätig und verfasst Fachbücher. Kooperation und Lehrtätigkeit am IPMI, Institut für Projektmanagement und Wirtschaftsinformatik, Universität Bremen.
Übersicht von Links zu den im Interview genannten Anbietern und Informationsquellen:
Enterprise Portal-Anbieter:
Marktübersicht von Gartner:
Open Source Software:
Projekträume auf Mietbasis (ASP):
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